Secretaire Medical - Rhumatologie - Pole Specialites Medicales H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d'hospitalisation et l'hôpital de jour (HDJ).
Missions principales
Accueil téléphonique ligne d'hospitalisation partagée (matin/après-midi)
Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC...)
Gestion et préparation du dossier médical
Coordination du parcours patient
Archivage numérique
Activités au quotidien
Gestion administrative liée au secteur d'hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage
Travail en binôme pour l'accueil téléphonique du secteur d'hospitalisation
Prise de rendez-vous via Dx Planning
Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents
Gestion des questionnaires douleur
Gestion de la téléexpertise
Création de documents types
Utilisation du logiciel SPARK pour l'archivage et la gestion des dossiers patients
Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l'hospitalisation
Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle
Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l'équipe)
Assurer la continuité des activités en cas d'absence de collègues (secrétaire d'HDJ, binôme, etc.)
Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux
Relations avec l'université, les directions du CHU

Profil recherché :

TECHNIQUES :
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dx Planning,)
Savoir planifier les différents examens complémentaires selon la prescription médicale.
ORGANISATIONNELLES :
Etre autonome, méthodique et rigoureuse dans l'organisation et l'exécution de son travail.
Faire preuve de rigueur dans l'utilisation des outils de communication.
Faire preuve d'adaptabilité et d'anticipation.
Faire preuve de rapidité dans la prise de décision.
Avoir le sens de l'initiative dans son champ de compétence.
Connaitre et appliquer les procédures liées à la programmation.
Faire preuve de ponctualité et d'assiduité au travail.
Savoir analyser les situations, prendre des initiatives pertinentes et être force de propositions.
RELATIONNELLES :
Aptitudes à communiquer par téléphone.
Savoir partager et faire circuler l'information avec l'ensemble des interlocuteurs.
Capacité à adapter son discours en fonction des capacités cognitives du patient, empathie.
Collaborer avec les différents partenaires internes et externes.
Etre capable de s'intégrer dans une équipe pluridisciplinaire et démontrer son sens du travail en équipe.
Travailler en collaboration et en harmonie avec l'ensemble des unités de soins du pôle et plus largement avec l'ensemble des services prestataires et interlocuteurs extérieurs.