Assistant - Secrétaire du Préfet H/F - Sgc 39 - Prefecture du Jura

Au sein de la préfecture du Jura, basée à Lons le Saunier, en qualité d'assistant(e) particulier(e) du Préfet vos missions seront les suivantes :
- Appels téléphoniques et filtrage des appels
- Assister le Préfet dans l'organisation quotidienne de son travail (gestion de l'agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements)
- Présentation de l'agenda en réunion
- Gestion des flux de courriers et de documents à signer
- Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation
- Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave)
- Suivi et mise à jour des feuilles d'astreinte
- Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d'invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement)

Spécificités du poste :
Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00)
Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet.
Postes interchangeables.
Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d'absence.
Présence systématique d'un des deux secrétaire durant les périodes de congés.

Lors des situations très particulières (visites : présidentielle, ministérielle, crise.) une disponibilité maximale est demandée.

Qualités requises indispensables :
Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.