Assistant Particulièr du Préfet H/F - Fonction publique de l'État

Le département du Jura est situé dans la Région Bourgogne Franche Comté, il est composé de 3 arrondissements (Lons le Saunier, Dole et Saint-Claude).
Le Jura est un territoire partagé entre plaine et moyenne montagne, marqué par un contraste entre le Haut Jura, les plateaux jurassiens et à moindre altitude le vignoble et la plaine bressane, où est située Lons le Saunier.
Lons le Saunier est situé à 1h de Bourg en Bresse, à 1h30 de Lyon, Dijon et Besançon et à 3h15 de Paris (en train).
Le poste proposé est un poste d'assistant(e) particulier(e) du Préfet.
Vos activités principales :

Appels téléphoniques et filtrage des appels
Assister le Préfet dans l'organisation quotidienne de son travail (gestion de l'agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements)
Présentation de l'agenda en réunion
Gestion des flux de courriers et de documents à signer
Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département
Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation
Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d'invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave)
Suivi et mise à jour des feuilles d'astreinte
Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d'invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement)

Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service :
2 personnes

Liaisons hiérarchiques :

Relation directe avec M. Le Préfet

Liaisons fonctionnelles :

L'assistante du préfet est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les directeurs départementaux interministériels, les responsables d'unité territoriale, les agents de la préfecture et le responsable de la résidence

Qualités requises indispensables :
Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité