Responsable de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

La Direction des services mutualisés du Campus UGA Valence Drôme Ardèche (DVDA) de l'Université Grenoble Alpes anime et coordonne, au service des étudiants et de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche en Drôme Ardèche, les différentes missions transversales relevant de la vie de campus et de son développement.

La direction comprend une vingtaine de personnels répartis en 3 pôles :

- Le pôle Projets Transversaux & Communication,
- Le pôle Missions qui regroupe les services d'insertion et d'orientation, de vie étudiante, de culture, d'accueil des étudiants étrangers, de relations aux entreprises ou encore le portage de dossiers en lien avec le Centre Santé Jeunes,
- Le pôle Ressources & supports qui est en charge de la gestion financière et budgétaire, RH, de la gestion des bâtiments et de l'accueil général, mais aussi de la gestion de la scolarité des formations déployées par les UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) et UFR Langage, lettres, arts du spectacle, information et communication, journalisme (LLASIC) sur Valence.

La double spécificité de cette direction centrale de l'UGA est d'être localisée sur le campus valentinois et d'être adossée à un groupement d'intérêt public (GIP) pour son fonctionnement administratif, juridique et financier.

Missions principales :

Sous la responsabilité du responsable administratif et technique, vous aurez pour mission la gestion de la scolarité de l'UFR SoCLE et la coordination des activités du Centre Arts Lettres et Langues (ALL) de Valence.
Vous aurez également en charge l'accompagnement et l'encadrement d'une gestionnaire de scolarité en charge des filières Langage, Lettres, Arts du spectacle, Information et Communication, journalisme (LLASIC).

Activités principales :

Assurer la gestion des filières SoCLE et coordonner les activités de scolarité ALL :

- Cadrer l'ensemble des étapes de gestion administrative
- Gérer les campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques et garantir la bonne organisation des sessions d'examens et des jurys
- Conseiller et accompagner les responsables pédagogiques dans la préparation de la rentrée, l'élaboration des services et des emplois du temps en apportant un cadre.
- Modéliser les formations sur le logiciel spécifique APOGEE.
- Traiter les dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
- Anticiper et gérer les besoins en recrutement des vacataires, en appui au responsable du budget.
- Accueillir, informer et accompagner les divers publics.

Garantir une communication fluide et efficace entre les différents interlocuteurs et parties prenantes :

- Assurer les interfaces avec les responsables de scolarité des composantes grenobloises et des antennes valentinoises.
- Contribuer à fluidifier l'utilisation des locaux de Marguerite Soubeyran, en assurant l'interface avec les responsables d'antennes des Facultés de Droit et d'Economie, des UFR SoCLE et LLASIC.
- Élaborer, mettre à jour et diffuser des documents d'information et/ou des procédures.
- Assurer le lien et le partage d'informations avec le réseau Accueil valentinois.
- Assurer une veille réglementaire et technique, la partager et garantir le respect des règles et procédures.

Management et coordination :

- Être ponctuellement en appui d'une gestionnaire de scolarité.
- Organiser le temps de travail et prioriser l'activité selon les pics d'activité.
- Suivre et valider les congés, réaliser les entretiens professionnels.
- Assurer une mission d'expert métier, notamment sur les outils.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Connaitre le fonctionnement de l'Université, Connaître l'offre de formation de l'Université, Connaître la réglementation de la scolarité, Maîtriser outils informatiques/logiciels spécifiqu, Compétences managériales, Capacité d'écoute et bon relationnel, Communiquer de manière efficace, Appliquer et faire appliquer des procédures/règles, Anticiper et respecter un calendrier, Alerter et rendre compte, sens des priorités

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.