Responsable de Scolarité H/F - Université Grenoble Alpes

Missions principales :

Sous la responsabilité du responsable administratif et technique, vous aurez pour mission la gestion de la scolarité de l'UFR SoCLE et la coordination des activités du Centre Arts Lettres et Langues (ALL) de Valence.
Vous aurez également en charge l'accompagnement et l'encadrement d'une gestionnaire de scolarité en charge des filières Langage, Lettres, Arts du spectacle, Information et Communication, journalisme (LLASIC).

Activités principales :

Assurer la gestion des filières SoCLE et coordonner les activités de scolarité ALL :
- Cadrer l'ensemble des étapes de gestion administrative.
- Gérer les campagnes d'inscriptions administratives et pédagogiques et garantir la bonne organisation des sessions d'examens et des jurys.
- Conseiller et accompagner les responsables pédagogiques dans la préparation de la rentrée, l'élaboration des services et des emplois du temps en apportant un cadre.
- Modéliser les formations sur le logiciel spécifique APOGEE.
- Traiter les dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
- Anticiper et gérer les besoins en recrutement des vacataires, en appui au responsable du budget.
- Accueillir, informer et accompagner les divers publics.

Garantir une communication fluide et efficace entre les différents interlocuteurs et parties prenantes :
- Assurer les interfaces avec les responsables de scolarité des composantes grenobloises et des antennes valentinoises.
- Contribuer à fluidifier l'utilisation des locaux de Marguerite Soubeyran, en assurant l'interface avec les responsables d'antennes des Facultés de Droit et d'Economie, des UFR SoCLE et LLASIC.
- Élaborer, mettre à jour et diffuser des documents d'information et/ou des procédures.
- Assurer le lien et le partage d'informations avec le réseau Accueil valentinois.
- Assurer une veille réglementaire et technique, la partager et garantir le respect des règles et procédures.

Management et coordination :
- Être ponctuellement en appui d'une gestionnaire de scolarité.
- Organiser le temps de travail et prioriser l'activité selon les pics d'activité.
- Suivre et valider les congés, réaliser les entretiens professionnels.
- Assurer une mission d'expert métier, notamment sur les outils.

- Connaitre le fonctionnement de l'Université, l'offre de formations de l'UGA et la réglementation de la scolarité serait un plus
- Maîtriser les outils informatiques et les logiciels spécifiques serait un plus
- Compétences managériales
- Capacité d'écoute et bon relationnel
- Communiquer de manière efficace et avec des interlocuteurs variés
- Appliquer et faire appliquer des procédures et règles
- Rigueur et adaptabilité
- Anticiper et respecter un calendrier dans un cadre de gestion changeant
- Alerter et rendre compte
- Force de proposition
- Sens des priorités et de l'organisation
- Sens du service public