Assistant de Direction Auprès de la Directrice de Cabinet et du Conseiller aux Affaires Politiques et H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :

Auprès de la Directrice de cabinet en l'absence de l'assistante de direction de la directrice :
Assurer les tâches de secrétariat,
Gestion de l'agenda et des priorités,
Gestion des flux de documents entrant et sortant,
Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Remise en forme de documents/ de notes sous une forme appropriée (Charte Marianne : note, tableau, graphique, présentation PowerPoint, etc.
Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
Préparations des fonds de dossier pour la directrice et le Haut-Commissaire

Auprès de la Conseillère aux affaires politiques et Avenir Institutionnel :

1. Sur le plan politique :

· Assurer les tâches de secrétariat : gestion de l'agenda, préparation et organisation de rendez-vous et réunions, organisation des déplacements, préparation des fonds de dossiers pour les réunions
· Organiser et mettre à jour les dossiers (archivage, suivi du réseau)
· Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu à la demande du conseiller.

2. Sur le fonds Pacifique :
· Assurer le suivi financier sur le logiciel Chorus des dossiers de coopération au titre du fonds de coopération économique, social et culturel pour le Pacifique.

3. Sur la participation aux diverses missions ponctuelles menées par le cabinet :
· Visites officielles,
· Conduite de projet,
· Déplacements des autorités préfectorales.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel - niveau expert requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau expert requis
Licence « CHORUS Formulaire » et maîtrise du logiciel

Savoir-faire :

Savoir s'organiser - niveau initié requis
Savoir travailler en équipe - niveau initié requis
Savoir rédiger - niveau expert requis
Avoir l'esprit de synthèse - niveau expert requis
Savoir analyser - niveau initié requis

Savoir-être :

Savoir s'adapter - niveau expert requis
Savoir communiquer - niveau initié requis
Avoir le sens des relations humaines - niveau expert requis