Référent de Secteur - Cias Macs de Saint Vincent de Tyrosse H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du responsable parcours autonomie, la mission du poste consiste à contribuer au maintien à domicile en organisant et en optimisant les interventions à domicile.

1. Accueil, renseignements et orientation :

- Assurer la responsabilité hiérarchique d'une équipe de 28 personnes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des bénéficiaires et des aides à domicile du service d'aide et d'accompagnement à domicile
- Assurer l'interface entre les bénéficiaires, les aides à domicile, les responsables de secteurs dans le traitement de l'information.

2. Planification du travail des aides à domicile

Gestion des plannings des agents du secteur
- Elaboration du cycle de travail lors de la première intervention en coordination avec les coordinatrices
- Renouvellement et optimisation des plannings en adéquation avec les plans d'aide
- Envoi des plannings au domicile des bénéficiaires et aux aides à domicile dans les délais impartis
- Suivi de l'effectivité des plans d'aide
- Vérifier le bon déroulement des interventions aux domiciles des bénéficiaires en lien avec les coordinatrices
- Anticiper les absences prévisibles des agents (congés, formations, congés maternité...)

Transmission au service RH des éléments liés à l'absentéisme et aux congés

Participation à la mise en ½uvre et au suivi de la démarche qualité :
Participation à l'évaluation et au suivi du service rendu

3. Suivi administratif des prises en charge
- Edition des listings de renouvellement des prises en charge et des documents administratifs ; suivi des renouvellements
- Classement, archivage

4. Gestion de la préparation de la paie et de la facturation
- Importation des données informatiques (télégestion) et gestion des anomalies
- Vérification des relevés de télégestion et correction des anomalies
- Vérification de la cohérence des heures réalisées et les plannings et alerte du responsable du parcours autonomie le cas échéant
- Recueil et transmission des éléments de facturation à la comptabilité
- Préparation des éléments de rémunération (état des heures pour la paye)

Les activités occasionnelles du poste sont :

- Rédaction de documents administratifs, rapports, comptes rendus, courriers
- Etablir des tableaux de bord de suivi de l'activité du service

- Capacité d'écoute
- Capacité d'analyse de la demande, discernement
- Capacité d'adaptation au public
- Capacité d'intégration des priorités du service dans la gestion des activités et tâches
- Rigueur dans la gestion administrative
- Sens du travail en équipe, Gestion de son temps, Discrétion
- Connaissance du contexte, territoire, missions du service, organisation de la collectivité
- Maîtrise des logiciels spécifiques au CIAS et au SAAD
- Notions de législation du travail
- Techniques de recherche documentaire, de classement et archivage
- Logiciels de bureautique, logiciels métier
- Techniques et outils de communication
- Normes qualités dans le domaine du service aux personnes