Assistant Administratif H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein de la direction création, publics et territoires, sous l'autorité de la directrice adjointe et en lien étroit avec la coordinatrice administrative et budgétaire, l'agent assure différentes missions de soutien à l'activité du service.

Suivi des enseignements supérieurs et spécialisés
- Engagement des dossiers du secteur de l'enseignement supérieur culture
- Appui transversal selon les nécessités de service suivi des engagements, actualisation des tableaux, enregistrement des courriers, accueil physique et téléphonique des usagers...)
- Reporting et actualisation de bases de données (suivi statistique et renseignement des indicateurs)

Bureau des licences
- Conseil aux entrepreneurs de spectacles vivants sur les démarches à entreprendre et sur les statuts les plus adéquats (catégories de licences), en fonction du type d'activité proposé
- Instruction les demandes (dématérialisées) de licence d'entrepreneur de spectacles déposées sur la plateforme du spectacle vivant
- Préparer les avis de demandes d'emploi de mineurs de moins de seize ans dans le spectacle vivant et enregistrés dans le cadre de la commission pilotée par la DREETS
- Rédaction de courriers, traitement du courrier
- Classement administratif et archivage des dossiers.

Secrétariat transversal
- Secrétariat de Direction : mise en forme de courriers, réservation de salles pour la Directrice adjointe et la coordinatrice administrative et budgétaire
- Enfin, il.elle sera amené.e à travailler en transversalité avec différents services, au sein de la Direction création, public et territoire et en collaboration étroite avec le service financier.

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert) :
- Connaissance des politiques du ministère en matière de création et d'enseignements.
- Très bonne connaissance et pratique des outils bureautiques et numériques
- Très bonne connaissance de gestion du secteur

Compétences techniques :
Afficher la suite
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative
- Très bonne connaissance des outils bureautiques et numériques (enregistrement ou saisie de données informatiques) et les espaces collaboratifs

Savoir-faire :
- Compétences exemplaires en planification et en gestion du temps : savoir s'organiser et travailler en autonomie, anticiper et mettre en place des procédures
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne
- Traitement des dossiers, saisie de documents et présentation
- Prendre des notes, mettre en forme et rédiger tous types de courriers et documents administratifs
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Utiliser l'outil informatique (enregistrement ou saisie de données informatiques) et les espaces collaboratifs
- Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace et transversal
- Gérer et actualiser des bases d'informations
- Très bon niveau de communication verbale, écrite

Savoir-être :
- Qualités relationnelles avec les partenaires extérieurs et le public
- Très grand sens de l'organisation
- Esprit de synthèse
- Etre rigoureux et force de proposition
- Discrétion et confidentialité
- Réactivité
- Esprit d'initiative
- Capacité à travailler en équipe, en réseau et en transversalité