Responsable Administratif du Bureau d'Études H/F - Fayolle

Groupe indépendant français du BTP fondé en 1929, Fayolle compte 1 700 collaborateurs en France et à l'international pour un chiffre d'affaires de près de 600 millions d'Euros.

Chez Fayolle, nous croyons fermement en l'autonomie et la responsabilité de nos employés.

Rejoignez-nous et faites partie d'une entreprise où chaque collaborateur compte !

Postuler directement pour un stage ou de l'aternance : ****@****.**Pilotage administratif des appels d'offres :
- Téléchargement et enregistrement des dossiers d'appels d'offres
- Constitution des dossiers de réponse
- Validation des pièces administratives et vérification du dossier complet avant réponse dématérialisée
- Veille au respect des délai de réponse et suivi des compléments à fournir
- Archivage physique et numérique structuré
- Mise à jour continue du logiciel interne de suivi des dossiers
- Renouvellement et gestion des clés de signature électronique pour l'ensemble du groupe

Coordination et communication interne/externe
- Suivi rigoureux des échanges pendant la consultation (additifs, questions/réponses, report de délai, invitations à négociation ou audition, etc.)
- Transmission rapide et claire des informations aux services concernés (Bureau d'Etudes, Direction, secteur Travaux,)
- Échanges avec les Maîtres d'Ouvrage, partenaires, cotraitants, sous-traitants
- Point d'entrée administratif pour l'ensemble des interlocuteurs internes et externe dans le cadre des appels d'offres
- Support logistique pour les réunions et les comités techniques

Gestion proactive des certifications
- Pilotage des renouvellements Qualibat et FNTP
- Anticipation des échéances
- Constitution et envoi des dossiers (références, attestations de travaux, documents justificatifs)
- Participation aux réunions internes et lien avec les organismes certificateurs
- Mise à jour du logiciel interne de suivi spécifique Liasse administrative & conformité
- Garante de la validité et de la conformité de la liasse administrative de l'entreprise
- Collecte et contrôle régulier des documents nécessaires auprès des services internes (Attestations fiscales et sociales, assurances, Kbis, etc.)

+ Collaboration avec une assistante administrative en binôme

Vous :

Êtes organisé(e) et rigoureux(se)

Titulaire d'un Bac +2 en assistanat de gestion, administration, ou équivalent.

Expérience : Une première expérience dans un service d'études de prix ou dans un environnement bâtiment est un plus.

Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). Connaissance des procédures de réponse aux marchés publics

Qualités personnelles : Rigueur, sens de l'organisation et autonomie. Esprit d'équipe et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Excellente communication écrite et orale.