Agent Courrier - Numérisation H/F - Gip Maison Dep Personnes Handicapees

MISSION : Sous l'autorité du responsable de service, l'agent courrier a pour mission d'assurer la réception, le tri, la numérisation et la distribution du courrier. Il aura également pour mission la gestion de la boite de courriers numériques, la préparation des lots pour le prestataire et la ventilation des dossiers dans les bannettes GED (gestion électronique des documents). Enfin, il alimentera des tableaux de suivi et de traçabilité de l'activité.

ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la gestion du courrier
- Réceptionner les caisses postales
- Effectuer le tri
- Identifier les destinataires
- Préparer les lots et les transmettre au prestataire.
- Dépouiller, dater et ventiler le courrier auprès des services concernés.
- Dépouiller et ventiler les fax entrants
- Enregistrer les lettres recommandées
- Effectuer la préparation des dossiers du flux pour la numérisation
- Affranchir le courrier sortant

Assurer la numérisation des courriers
- Assurer la numérisation des flux dans un délai imparti
- Effectuer le contrôle du tri du courrier avant le classement dans la GED
- Préparer certains courriers pour la numérisation
- Assurer l'archivage numérisé par l'équipe

Gérer la boite mail numérique
- Analyser et transmettre les mails auprès des services concernés
- Préparer les patchs pour les dossiers aggravation ou demande de révision
- Orienter vers les bannettes GED aux fins d'indexation

Participer à la gestion administrative de l'activité
- Alimenter les outils permettant d'analyser l'activité
- Consigner les informations nécessaires pour assurer un suivi et une traçabilité de l'activité
- Actualiser les bases de données (mises à jour des tableaux courriers, recommandés, numérisation.)
- Contribuer au classement.

Savoir faire
- Organiser ses tâches en fonction du plan de charge.
- Savoir utiliser les matériels et les logiciels spécifiques à la numérisation, l'affranchissement du courrier
- Participer au travail de l'équipe et aux réunions
- Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention

Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la MDPH et de la DGAA
- Maitriser l'outil informatique (IODAS, GED.)

Savoir-être
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve de réserve et de discrétion
- Faire preuve de réactivité
- Disposer de capacité d'organisation et de rigueur
- Savoir organiser les priorités
- Etre en capacité de prise d'autonomie dans l'organisation quotidienne des tâches

Conditions particulières :
- Travail sur double écran
- Respect des délais
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Manipulation et port de charges

Experience : Débutant accepté

Compétences : Collecter du courrier, Distribuer des documents, des colis, Mettre à jour un dossier, une base de données, Savoir travailler en équipe, Etre rigoureux et organisé, Savoir identifier et gérer les priorités, Etre capable de travailler en autonomie

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.