Office Manager H/F - Aelis Farma

Aelis Farma est une entreprise de biotechnologies créée en 2013 spécialisée dans le développement d'une nouvelle approche thérapeutique en proposant des candidats-médicaments ayant des applications en particulier dans le domaine de l'addiction au cannabis, des déficits cognitifs dont ceux associés à la trisomie 21 mais aussi dans l'obésité et les maladies métaboliques.Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Office manager polyvalent(e) et dynamique, véritable pilier du bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Missions
Au sein d'une équipe dynamique dans un environnement stimulant et exigeant, vous occupez un poste très polyvalent rattaché à la Direction Générale et supervisé par l'Assistante de Direction. A ce titre, vous jouez un rôle central dans l'organisation de la vie de bureau et le soutien aux équipes et vous assurez les tâches suivantes :

1. Gestion administrative et RH
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrant et sortant
- Appui aux procédures RH (onboarding, vie du salarié)

2. Gestion des services généraux
- Gestion et optimisation des espaces de travail (bonne tenue des locaux, fournitures, matériel, équipements, sécurité, agencement des bureaux, contact avec les bailleurs des sites de l'entreprise,.)
- Interface avec les prestataires de service participant au bon fonctionnement des Bâtiments (ménage, maintenance, électricien, etc.)
- Gestion et suivi du matériel informatique et téléphonique, ainsi que la création et le suivi des tickets auprès de nos prestataires informatiques

3. Support aux équipes et à la direction
- Organisation des déplacements des équipes (réservations, feuilles de route.)
- Organisation d'événements internes et externes (séminaires internes, congrès, visites.)
- Gestion des signatures électroniques et de l'archivage des documents
- Contribution ponctuelle à la mise en forme de différents types de documents (courriers, présentations, rapports,.)
- Animation de la vie interne via l'organisation d'événements internes pour renforcer le bien-être et la qualité de vie au travail (team building, afterwork, café du lundi.)
- Contribution à la communication interne et à la diffusion d'informations auprès des équipes

Profil recherché :

Qualités & compétences requises :
- Sens de l'organisation, rigueur et réactivité
- Polyvalence, autonomie et sens de l'initiative
- Excellent relationnel et sens du service
- Discrétion et confidentialité
- Bon niveau d'anglais (oral et écrit)
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, logiciels de gestion,.)
- Expérience dans la gestion/organisation de voyages professionnels ainsi que d'achats divers

Formation et expérience :
- Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration des entreprises, ressources humaines ou équivalent
- Expérience exigée de 2 à 5 ans sur un poste similaire

Pourquoi nous rejoindre ?
- Une entreprise à taille humaine engagée dans des projets porteurs de sens
- Un environnement dynamique, stimulant et bienveillant
- Des missions variées et transversales, au contact de toutes les équipes
- L'opportunité de développer ses compétences, d'être force de proposition et de contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne

Candidature : Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à ****@****.**

Experience : 1 An(s) - EN RH

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.