Assistant - Assistante de Service Formation H/F - Ethicare

Entreprise humaniste, C'est-à-dire managée par des valeurs et non par des règles, la finalité de l'EthiCare rime avec Création de valeur, Innovation et Performance.
Les femmes et les hommes constituent la richesse d'EthiCare. Notre métier de services exige un niveau optimum de qualité directement lié aux compétences des personnes qui constituent l'entreprise.DESCRIPTION GENERALE DU METIER
Ethicare est un organisme de formation spécialisé dans le secteur de la santé.
Collaborateur administratif polyvalent, l'assistant formation est chargé du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables de l'entreprise.
L'assistant(e) administratif(ve) effectue le suivi administratif des actions de formation/conseil proposées par la société ETHICARE.
Polyvalent(e), au sein d'un organisme de formation, son rôle est plus axé sur la coordination. Il, elle assure le suivi des inscriptions et dossiers des participants (demandes de prise en charge, convocation, facturation...), accueille les stagiaires, organise la logistique des formations (repas, documents, préparation des salles et des documents pédagogiques), gère les relations avec les formateurs (planning, règlement des prestations, organisation des sessions, support de cours...).
Il/elle participe à la mise en oeuvre des engagements Qualité de la société pour le maintien de ses labels.
MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1 - Prestations de formation
- Suivi administratif des prestations de formation :
- Organisation logistique des prestations de formation
- Recueil et préparation des supports de formation
- Suivi et mise à jour des dossiers des apprenants
- Traitement des retours des dossiers pédagogiques
- Production des documents
2 - Mercatique, action commerciale
- Réalise la prospection commerciale (selon profil)
- Production de documents
- Planifie les actions commerciales
- Réponse aux appels d'offre
3 - Relations intervenants
- Elabore, et met à jour les dossiers des intervenants
- Gestion des aléas :
4 - Gestion sociale et comptable
- Suivi des opérations courantes : facturation client, réception et classement facture prestataires/fournisseurs, réception, vérification et classement des notes de frais.
- Préparation des éléments de rémunération : envoi des éléments pour rémunération des prestataires et des variables de paie pour les permanents
5- Tâches transversales
- Gestion des stocks : papeterie, encre, petites fournitures.
- Archivage des dossiers
- S'assure de l'évaluation, du suivi et de l'amélioration de la qualité du service rendu (QUALIOPI, DPC) : suivi Qualiopi, participe à la mise en oeuvre d'un dispositif d'amélioration continue de la qualité, s'assure du respect des engagements pris avec les clients.
- Pré-requis :
Niveau Bac +2 / Bac +3
Avoir déjà travaillé dans un organisme de formation
La connaissance de DIGIFORMA est un plus
2 - Compétences et aptitudes requises :
- Rigueur
- Polyvalence
- Adaptabilité
- Aisance relationnelle/ communication/travail en équipe
- Sens de l'organisation/anticipation
- Recherche de l'efficience
- Très bonne maîtrise de la Suite microsoft office (Word, power point, Excel, outlook, one drive)
- Logiciel métier DIGIFORMA
- Applications utiles : CHORUS PRO, MY QUALIANOR, AKTO...
- Démarche qualité Qualiopi, DPC, référencement document
- Modalités financement de la formation
- maîtrise de l'orthographe

Experience : 12 Mois

Compétences : Déclaration Sociale Nominative, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires, Assurer la gestion administrative d'une activité, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes