Assistant de Direction - Ensart de Nice 06 H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Sous l'autorité du directeur de l'établissement, il facilite l'organisation de son activité et assure en autonomie le suivi de certains dossiers.
L'assistant de direction exerce les missions suivantes :
- Assurer le secrétariat téléphonique, filtrage et prise de rendez-vous
- Gérer le courrier, ouverture, enregistrement arrivée et départ (suivi) et traitement du courrier
- Tenir les agendas, fixer les rendez-vous
- Organiser et gérer les déplacements professionnels (réservation de billets de transports, prendre les rendez-vous, établir les ordres de mission et les états des frais de mission du directeur et du secrétaire général)
- Organiser les réunions de direction, rédiger les comptes rendus et les diffuser
- Gérer le secrétariat administratif de la direction (accueil, gestion des courriers et mails, mise à jour des dossiers)
- Assurer la gestion administrative et logistique du Conseil d'Administration et du Comité Social d'Administration et leur suivi (convocation, préparation des délibérations, rédaction des procès-verbaux et autres...)
- Assurer le secrétariat du service de la comptabilité/gestion- RH,
- Gérer le classement des dossiers et l'archivage
- Gérer les fournitures administratives, recensement et répartition,
- Suivre les demandes de privatisations d'espaces en lien avec le secrétaire général, la responsable de la communication et du partenariat et le responsable accueil surveillance sécurité-sûreté et maintenance
- Veiller au respect de la charte graphique

Compétences techniques :
- Connaitre le fonctionnement de l'administration et des procédures administratives,
- Maitriser la gestion et du suivi de dossiers,
- Maitriser parfaitement la syntaxe professionnelle, la rédaction administrative et l'orthographe,
- Maitriser parfaitement les outils bureautique (Word/Excel), courrier électronique,
Savoir-faire
- Savoir anticiper, gérer les priorités et le suivi des échéances et parfois dans l'urgence,
- Être autonome,
- Avoir le sens de l'organisation, rigueur,
- Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchie des priorités,
- Avoir les qualités relationnelles.
Savoir-être (compétences comportementales)
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- Avoir un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité,
- Avoir un très bon relationnel,
- Avoir une bonne expression orale,
- Avoir une bonne présentation,
- Être disponible et adaptable,
- Faire preuve de polyvalence,
- Avoir le sens du service public,
- Avoir le sens de l'accueil.

Le candidat devra avoir une expérience confirmée dans des fonctions similaires.