Assistants de Direction - Mairie de Nevers H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant de direction placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des élus

Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe de service du Secrétariat des élus, vous aurez pour missions :
Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public

Gestion Portefeuille élus :
- Gérer l'agenda des élus
- Caler les RDV et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions)
- Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers
- Gérer les boites mail (à la demande de l'élu)

Suivi de dossiers et présence en réunions
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Assister à des réunions pour prise de notes
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage de ses dossiers

Gestion des représentations
- Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements
- Préparation du dossier support en lien avec les directions
- Faire lien et réponse à l'organisateur

Gestion des notes
- Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant
- Former le service à l'outil utilisé

Gestion des salles
- Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services
- Suivre les plannings (en soutien auprès des agents d?accueil pour la salle du BM)

Soutien à la collaboratrice de cabinet en charge de la communication
- Caler les rendez-vous presse/élu/services et informer les acteurs concernés
- Assister dans certaines tâches administratives

Médiateur
- Être le référent du médiateur
- Frapper les courriers à sa demande
- Prendre ses RDV

Instances municipales (Bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance
- Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal
- Caler les points et prépa CM aux agendas et l'interview du Maire par le JDC
- S'assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo
- Etablir l'état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet
- Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus
- Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal
- Assurer une présence en loge à l'USON

V½ux
- Préparer les parapheurs de v½ux à soumettre au Maire
- Mettre les cartes sous pli
- Envoyer des cartes de v½ux dématérialisées

Formations et expériences requises

- Bac Pro, BTS d'assistante de Direction, Assistante de Manager
- DUT Gestion des entreprises et des administrations
- Formation administrative
- Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier : Web delib (gestion des actes), Ciril finances, Maarch, Open HS, Open parapheurs, Blue-Mind...)

Compétences et qualités requises

- Connaissance des techniques liées à la fonction
- Maîtrise des Procédures / Réglementation
- Engagement et sens du service public
- Maîtrise des outils informatiques et capacités rédactionnelles,
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives, autonomie et réactivité,
- Capacité d'adaptation, communication, qualités relationnelles et diplomatie
- Être force de proposition, faire preuve d'organisation, de rigueur et de discrétion
- Esprit d'équipe et de coopération
- Titulaire du Permis B

Condition d'exercice du poste, sous réserve d'éligibilité :

- Temps complet : 39h/semaine (CA + RTT)
- Position de travail (répartition assis/debout) : 90 % assis / 10 % debout
- Recrutement par voie statutaire, ou à défaut, par voie contractuelle
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + Prime annuelle versée en deux fois (juin et décembre)
- Adhésion au CNAS (agent titulaire) + CE
- Accès au restaurant administratif AGORA
- Compte Epargne Temps
- Participation, à hauteur de 75%, aux frais de transport sur abonnement Domicile/Travail
- Prime de mobilité durable