Officier d'Etat-Civil - Mairie du Mesnil-Saint-Denis H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du service Accueil et Vie Citoyenne, sous l'autorité du Chef du service vous aurez la charge des missions suivantes :
- Instruire, constituer et délivrer tous les actes d'état civil ainsi qu'assurer la tenue administrative des registres.
- Accueillir et répondre aux demandes des administrés.
- Participer aux élections.

I - Missions du poste :
- Accueil physique et téléphonique :
- Assurer l'accueil et le premier niveau de renseignement du public,
- Orienter le public vers les différents services,
- Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier,
- Recueillir les doléances des administrés et en assurer le suivi.
- Missions affaires générales / élections :
- CNI / passeports biométriques :
- Accompagner et conseiller les demandeurs (pré-demande en ligne sur le site de l'ANTS notamment),
- Organiser les rendez-vous,
- Traiter les demandes et remettre les titres.
- Légalisations de signature,
- Tenue des listes électorales : inscriptions, mutations, radiations,
- Organisation des scrutins,
- Recensement citoyen,
- Recensement de la population (tous les 5 ans),
- Remise des diplôme des médailles du travail.
- Missions Etat Civil et funéraire :
- Réception des déclarations de naissance, adoption et de décès, des reconnaissances, préparation des dossiers de mariage et de PACS,
- Editions de copies d'actes en réponse aux courriers et aux demandes du public,
- Délivrance et suivi des demandes de livret de famille,
- Tenue administrative des registres d'état civil,
- Transcription de décisions de justice et d'événements divers,
- Relations directes avec l'INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux,
- Mise à jour du plan du cimetière,
- Participer à la rédaction relative au règlement du cimetière et à sa tarification,
- Tenue des registres informatiques.

Conditions d'exercice du poste :
- Travail en bureau et guichet d'accueil,
- Un roulement entre collègue est assuré en ce qui concerne les congés annuels, pour une présence permanente.
- Disponibilité demandée lors des pics d'activités (élections notamment) ou face à des urgences.
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public,
Temps de travail hebdomadaire du lundi au vendredi : 37h00 avec une nocturne le jeudi (fermeture mairie 19h15).
Compétences requises :
Savoirs :
? Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook...),
? Capacité à utiliser les logiciels métiers : Arpège, Berger Levrault, RDV 360, portails web...,
? Aisance relationnelle,
? Faire preuve de réserve et de discrétion,
? Sens du service public,
? Être méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),
? Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,
Savoir-faire :
? Maîtrise orale et écrite de la langue française,
? Qualités rédactionnelles, grande réactivité,
? Capacité à évaluer l'urgence d'une demande,
? Savoir faire face aux imprévus,
? Gestion des situations délicates,
? Bonne maîtrise de l'état civil, du droit funéraire et du droit électoral,
? Actes et écrits administratifs.
Savoirs-être :
? Autonomie, rigueur, esprit d'initiative,
? Diplomatie, qualités relationnelles.
? Devoir de confidentialité,
? En capacité de travailler tant en autonomie qu'en équipe,
? Rendre compte.
? Donner par son comportement une bonne représentation du service public,

Profil recherché :
- Votre sens de l'accueil et de la confidentialité,
- Vous maîtrisez la réglementation de l'état civil, la législation funéraire et électorale,
- Ancienneté dans un poste similaire obligatoire,
- Vous maîtrisez l'outil informatique et logiciels métiers,