Assistant de Direction au Secrétariat Particulier du Directeur des Services Judiciaires H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le titulaire du poste, placé sous l'autorité du secrétariat particulier du directeur, assure la gestion du secrétariat du directeur des services judiciaires et son adjoint.

A cet égard, ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes
- Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique)
- Gestion de l'organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
- Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l'agence de voyages dédiée au ministère
- Gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes
- Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote
- Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant du secrétariat particulier
- Commande de matériels et demande d'intervention informatique
- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations
- Gestion des parapheurs en interne et externe via l'application Messager
- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers
- Enregistrement et vérification des textes réglementaires transmis au cabinet du Ministre dans l'application SOLON aux fins de publication au journal officiel,
- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation),
- Navette courrier entre le M3 et le M2,
- Traitement des requêtes, questions écrites et courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes.

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires et la cheffe de cabinet de la direction des services judiciaires.

Connaissances
Bonnes connaissances de l'institution judiciaires et de son organisation
Bonne maîtrise de l'outil informatique et notamment des logiciels Word et Excel, messagerie Outlook...

Savoir-être

Faire preuve de rigueur

Savoir gérer l'urgence et faire preuve de réactivité

Avoir le sens des relations humaines et de l'accueil

Faire preuve d'une parfaite discrétion professionnelle

Etre force de proposition et avoir l'esprit d'initiative
Afficher la suite
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve

Avoir le sens du service public

Avoir des capacité d'adaptation

Savoir-faire

Avoir le sens de l'organisation et de la méthode

Savoir anticiper et prioriser

Savoir rendre compte et travailler en équipe

Avoir des capacités rédactionnelles

Avoir une bonne expression écrite et orale