Assistante - Mairie de Bievres H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) de direction contribue à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale.
De façon générale, il/elle apporte une aide permanente à la Direction générale et au Maire en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés

Activités principales :
* Assistance professionnelle de la direction générale et du Maire :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous,
- Organiser des réunions complexes et suivre la logistique de ces réunions
- Partager l'agenda électroniquement selon les paramètres de confidentialité et gestion du courrier
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages,

* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels...,
- Harmonisation des courriers et notes
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.

* Suivi des travaux, projets et activités de la direction générale :
- Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Gestion du courrier, traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe, parapheurs,

* Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat :
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels,

* Organisation, planification et suivi des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGS et respecter les délais de transmission avant la réunion,
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus,
- Assurer la diffusion des documents.

* Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes,
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts,

* Connaître l'environnement territorial et les acteurs publics,
* Être disponible, rigoureux, réactif et autonome,
* Disposer d'une bonne expression orale et écrite,
* Avoir un sens pointu de l'organisation,
* Définir des priorités et gérer les urgences,
* S'adapter aux divers interlocuteurs,
* Être à l'aise avec les outils informatiques et logiciels de bureautique,
* Avoir le sens du contact,
* Faire preuve de discrétion, respect du devoir de réserve.

Lieu de travail :
Hôtel de Ville

Rythme de travail :
* 37h/semaine
* Temps complet.
* Télétravail
Rémunérations
* Rémunération statutaire
* Régime indemnitaire
* Prime de fin d'année
* CNAS