Assistant - Assistante de Direction - Eurometropole de Strasbourg H/F - Fonction publique Territoriale

Le Cabinet accompagne la Maire de Strasbourg, la Présidente de l'Eurométropole et les élu·es dans l'exercice de leurs responsabilités (agendas, représentations, courriers, administration générale...). Il veille à la mise en ½uvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l'Eurométropole. Il a un rôle de facilitateur dans l'organisation et de gestion du travail des collaborateur·rices, assistant·es, secrétaires et personnels de l'administration générale qui y sont rattachés.

Sous la responsabilité d'un·e ou plusieurs collaborateur·rices de Cabinet, vous êtes en charge de la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Présidente et le secrétariat du Directeur général des services et les services. Vous êtes en charge du suivi des dossiers, du courrier et des interventions des collaborateur·rices.

Par ailleurs, sous la responsabilité du responsable de la cellule administrative du Cabinet, vous assurez le suivi des dossiers, du courrier et des interventions (logements, emplois, plaintes...).

Dans ce cadre :
Vous organisez les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser des comptes rendus.
Vous effectuez les activités et travaux de secrétariat (frappe et mise en forme de documents...).
Vous effectuez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes.
Vous coordonnez les activités avec les secrétariats particuliers du Maire, de la Présidente, avec les secrétariats des adjoints et Vice-présidents et le secrétariat du DGS,
Vous suivez et diffusez le courrier (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).

VOS CONDITIONS DE TRAVAIL
Vous exercerez au Centre administratif 1 Parc de l'Etoile, Strasbourg.

Vous êtes diplômé·e d'un Bac à Bac +2 assistanat de direction ou équivalent.

Vous disposez d'une expérience confirmée en assistanat de direction requérant une expertise des techniques de secrétariat ainsi qu'une maîtrise des logiciels bureautique.

Vos atouts ?
Votre maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Votre maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
Votre capacité à travailler avec différent·es interlocuteur·rices.
Votre diplomatie, disponibilité et discrétion professionnelle.
Votre autonomie, rigueur et sens de l'organisation.