Gestionnaire Administratif H/F - Mairie

Sous la responsabilité du Responsable du Service Administratif et de la Directrice Familles, le Gestionnaire administratif assure l'accueil, la gestion administrative et financière liée aux activités scolaires et périscolaires. Il constitue un relais essentiel entre les familles, les services internes et les partenaires extérieurs.

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE (Opérations que l'agent doit effectuer pour répondre à la finalité du poste) :

Accueil et relation avec les familles
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Informer, orienter et accompagner les familles selon leurs besoins (petite enfance, en-fance, jeunesse)
- Gérer les rendez-vous pour le PIAF et les inscriptions scolaires
- Accompagner les familles dans l'utilisation du portail famille

Gestion administrative
- Enregistrement et suivi des inscriptions scolaires
- Transmission des inscriptions aux établissements scolaires
- Suivi des frais de scolarité intercommunaux
- Gestion des scolarisations hors secteur public (privé et instruction à domicile)
- Réalisation de statistiques et analyses prospectives sur les effectifs scolaires

Suivi financier
- Élaboration des bons de commande relatifs au fonctionnement des écoles et services de la Direction Familles
- Suivi budgétaire en lien avec le service Finances

Utilisation des outils métiers
- Saisie, suivi et traitement de la facturation
- Gestion des litiges en lien avec les services concernés
- Contribution au paramétrage des activités sur le logiciel métier

COMPÉTENCES / SAVOIRS REQUIS (Niveau de formation / Maîtrise d'outils, techniques et méthodes / Aptitudes et capacités relationnelles) :

Savoirs et connaissances
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des politiques Petite Enfance, Enfance et Jeunesse

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Capacité à travailler en réseau et en transversalité
- Organisation, rigueur, autonomie et capacité d'anticipation

Savoir-être
- Excellentes qualités relationnelles : écoute, disponibilité, sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Capacité à rendre compte de son activité

Lieu de travail : Maison Jacques Faure

Du lundi au vendredi : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 17h

37h30 hebdomadaire

Congés à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires

Experience : Débutant accepté

Compétences : Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion

Langues : Français souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.