Gestionnaire Dossiers H/F - Nantes Métropole

DG Ressources/ Département du BATII / Direction Ateliers Exploitation Énergie Livraisons Événementiel

Activités principales :
Assurer la gestion administrative des demandes de prêts de matériel et de mobilier et de transport
- Assurer un accueil physique et prendre en charge les appels téléphoniques
- Réceptionner et trier les demandes de prêts (courriels, courriers...) et les enregistrer dans les logiciels métier
- Transmettre les demandes pour étude aux chargés études et de programmation
- Assurer le suivi administratif des demandes : demandes de pièces complémentaires (appels téléphoniques), réponses aux clients, copies et archivage
- Renseigner les clients sur l'état d'avancement de l'instruction de leur demande
- Réaliser les courriels de réponse aux clients dans les délais
- Mettre à jour les fichiers clients
- Renseigner les indicateurs d'activité

Assurer l'assistance du responsable du guichet unique
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
- Rédiger, relire, mettre en forme divers documents et les diffuser si besoins (infos diverses, planning élections, etc)

Intégrer à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement
- Respecter et faire respecter les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité
- Communiquer à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés, et participe à leur résolution
- Contribuer aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides...
- Agir dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATII, la réduction de nos impacts environnementaux
- Être force de proposition pour améliorer les conditions de travail et agir sur la prévention des risques physiques et psycho-sociaux.

Vous avez une bonne connaissance des techniques liées à l'accueil du public et au secrétariat.
Vous maitrisez les outils bureautiques et internet.
Vous êtes rigoureux.se, curieux.se et réactif.ve