Secrétaire Administrative- Tif en Charge du Standard H/F - Centre de L'enfance et de la Famille

Le Centre Départemental de l'Enfance et de la Famille recrute un secrétaire administratif en charge du standard (H/F) à temps complet.

Le secrétariat est le premier contact physique et/ou téléphonique auquel s'adressent les visiteurs du Centre de l'Enfance, il est donc garant de l'image du Centre et de ses valeurs. Le secrétaire éducatif H/F en charge du standard a pour fonction d'accueillir, d'orienter, d'assurer le traitement, la circulation de l'information et le suivi de l'activité concernant les services éducatifs et les personnes accueillies.
vos missions seront :
Tenue du standard
Contrôle des entrées, sorties
Accueil physique, téléphonique et orientation des visiteurs
Réception des colis
Enregistrement, tri, l'affranchissement du courrier
Gestion des réservations des salles, des transports...
Suivi de l'activité des services éducatifs
Suivi des effectifs de l'établissement et information de la direction :
o Mise à jour quotidienne de la liste des effectifs sur l'application hébergement et transmission hebdomadaire du tableau au Conseil départemental.
o Mise à jour hebdomadaire du tableau complet de suivi des effectifs
Soutien administratif quotidien à l'activité éducative
Réalisation de divers courriers pour la direction et chefs de services concernant les aspects éducatifs
Mettre en page les rapports éducatifs et s'assurer de leur transmission
Contrôle et archivage des dossiers éducatifs - responsable des archives éducatives
Gestion de l'archivage des dossiers éducatifs (mise à jour du tableau de recollement, vérification de la bonne gestion des archives, archivage des dossiers centralisés au secrétariat (informations préoccupantes, mineurs non accompagnés.)
Elaboration des trames documents administratifs des services éducatifs
Aide à mise à jour des dossiers sil'ao
Tâches administratives complémentaires
Diffusion des notes d'information et de service
Mise à jour et diffusion du tableau des astreintes et gardes.
Participation au comité des fêtes et aide administrative à l'organisation des événements
Participation à la vie institutionnelle et du service
Contribution à l'élaboration et la mise en oeuvre du projet du service et du projet d'établissement
Participation aux réunions de l'équipe administrative.

La rémunération est conforme au statut de la fonction publique hospitalière. Le titre professionnel d'employé administratif et d'accueil et/ou une première expérience réussie dans un poste similaire serait un véritable atout.

L'établissement est ouvert 365 jours par an, les horaires du standard sont de 09h00 à 18h00 du lundi au samedi.

Poste a pourvoir a compter du 21 Juillet 2025.

Experience : 2 An(s) - Petite exp.sur poste similaire

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Identifier, traiter une demande client, Capacité d'adaptation,communiquant, Réactif,Autonomie

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.