Secrétaire Polyvalente H/F - Pôle Emploi

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction polyvalente H/F, autonome, rigoureuse et dotée d'une excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques. Ce poste stratégique, au coeur de notre organisation, requiert une parfaite aisance rédactionnelle, une grande rapidité d'exécution et une connaissance approfondie de l'environnement administratif des centres de formation. Vous assurerez le lien entre la direction, les apprenants, les formateurs et les partenaires, dans un contexte exigeant et réactif.

Missions principales

- Assistanat de direction : gestion de l'agenda, préparation des réunions, rédaction de comptes rendus, traitement des courriers et des mails, suivi administratif de dossiers, archivage numérique.

- Accueil et relationnel : accueil physique et téléphonique des apprenants, formateurs et partenaires ; orientation, écoute active, réponses rapides et professionnelles, gestion simultanée de plusieurs demandes.

- Rédaction professionnelle : maîtrise parfaite de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ; rédaction de courriers, notes, rapports, comptes rendus, mails formels. Saisie rapide, prise de notes sous dictée, capacité à synthétiser l'information avec clarté.

- Bureautique avancée :
- Word : mise en page professionnelle, création de modèles, publipostage, insertion d'éléments automatiques.
- Excel : tableaux croisés dynamiques, formules complexes, suivi d'indicateurs, création de tableaux de bord, filtres, tri, analyse de données.
- PowerPoint : création de présentations structurées et visuellement claires.
- Google Workspace : coédition sur Google Docs, Sheets, gestion de Drive, utilisation fluide de Gmail et Calendar.
- Canva : réalisation de supports simples (plannings, affiches, supports visuels internes) respectant une charte graphique.

- Utilisation experte de YPAREO (obligatoire) : saisie et suivi des dossiers apprenants, édition des documents pédagogiques (convocations, attestations, certificats), suivi des absences et présences, gestion des données administratives, extraction de statistiques, archivage.

- Suivi administratif des formations : montage des dossiers de financement (OPCO, Pôle Emploi, CPF), conventions, convocations, émargements, attestations, suivi des plannings, préparation des examens et jurys.

- Coordination et logistique : gestion des besoins des formateurs, réservation de salles, suivi des fournitures, préparation de supports pédagogiques, relances, suivi de planning, relation avec les intervenants.

Profil recherché

- Expérience confirmée dans un poste administratif au sein d'un centre de formation, d'un CFA ou d'un établissement éducatif.
- Maîtrise des outils numériques, notamment YPAREO, Pack Office, Google Workspace et Canva.
- Excellente maîtrise rédactionnelle, capacité à produire des documents professionnels sans fautes.
- Rapidité d'exécution, réactivité, sens des priorités, autonomie.
- Aisance au téléphone, sens de l'accueil et de la diplomatie.
- Discrétion, rigueur, capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un rythme soutenu.

Vous êtes organisée, fiable, polyvalente et motivée par un environnement structuré, humain et exigeant ? Rejoignez une structure dédiée à l'excellence dans la formation professionnelle.

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.