Assistant de Direction H/F - Groupe Job Public

Découvrez gratuitement près de 80 000 opportunités professionnelles, qu'il s'agisse d'emplois, de stages ou d'alternances, accessibles à tous, qu'ils viennent du secteur privé ou public. Avec plus de 24 000 annonces, JOBPUBLIC offre une gamme de services progressive spécialement conçue pour les collectivités.La Ville de Chaumont recherche un(e) assistant(e) de direction à l'aise dans les coulisses du pouvoir local, capable d'orchestrer les plannings comme un chef d'orchestre et d'assurer la fluidité du quotidien d'un cabinet municipal. Vous êtes le genre de personne qui anticipe, qui organise, qui suit et qui relance ? Ici, votre sens de l'ordre ne sera pas un toc mais un super pouvoir. Vous serez un peu l'allié(e) de l'ombre, toujours là pour que tout roule - réunions, agendas, courriers, relations. Rien ne vous échappe.

Qui sommes-nous ?

L'agglomération de Chaumont est une institution dynamique et engagée, située en Haute-Marne, dans la région Grand Est. Composée de 63 communes et forte de près de 45 000 habitants.

L'agglomération de Chaumont a pour missions principales la gestion de l'eau et de l'assainissement, la collecte et le tri des déchets, ainsi que le développement économique et touristique, tout en veillant à l'amélioration du cadre de vie et à la cohésion sociale. Elle s'occupe également de l'urbanisme, de l'éducation, de l'habitat et de l'action sociale pour répondre aux besoins de ses 63 communes.

Bien desservie par les autoroutes et les lignes ferroviaires, l'agglomération de Chaumont est facilement accessible depuis Paris, Lyon, Nancy et Reims.

Venez découvrir ce territoire attachant et ses nombreuses opportunités !

Votre mission au quotidien :

Au coeur du Cabinet du Maire, vous assurez le rôle central d'interface fluide entre les élus, les citoyens et les différents services. C'est un poste qui demande à la fois de la précision, une excellente organisation, une vraie écoute et une certaine agilité mentale. Vous êtes en appui du Directeur de Cabinet et collaborez de près avec l'assistante de Madame le Maire, la responsable du service relation citoyenne et les membres du cabinet.

Chaque journée commencera probablement par un tour d'horizon des agendas électroniques, car oui, vous orchestrez les rendez-vous, les réunions, les déplacements des élus avec un sens aigu des priorités (et une bonne dose de bon sens). Vous jonglez avec les imprévus, anticipez les urgences et trouvez toujours un créneau pour ce rendez-vous "impossible à placer".

En parallèle, vous assurez l'accueil physique et téléphonique du Cabinet. C'est vous qui filtrez, réorientez, informez avec courtoisie et efficacité. Vous saurez aussi reconnaître une urgence d'un simple message d'information.

Vous serez aussi la plume de l'ombre : rédaction de courriers, réponses aux sollicitations, mises en page soignées de comptes rendus ou de tableaux de bord... Vos talents rédactionnels feront mouche. Vous prendrez également en charge le suivi et la gestion du courrier, en lien avec les outils internes, et assurerez la bonne circulation des informations.

Le poste comprend aussi un peu de logistique. Il vous arrivera de gérer des commandes, d'organiser quelques livraisons stratégiques (gerbes de fleurs, matériels pour événement, etc.), tout en gardant un oeil sur les priorités du moment.

Profil
Vos compétences à partager :

Vous avez une formation en gestion administrative ou assistanat de direction, ou bien une expérience solide sur ce type de poste. Vous savez travailler en équipe, mais aussi prendre vos responsabilités en solo.

Vous êtes discret(e), autonome, rigoureux(se), avec ce petit quelque chose qui fait qu'on vous fait confiance les yeux fermés. Vous maîtrisez les outils bureautiques sur le bout des doigts, vous savez manipuler PowerPoint comme un pro, et vous n'avez pas peur d'un tableau Excel.

Savoir garder la tête froide, même quand les agendas explosent ou que deux élus appellent en même temps, est un vrai plus. Tout comme votre sens du relationnel, votre diplomatie, et votre capacité à formuler des messages clairs et synthétiques, à l'écrit comme à l'oral.

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Portails Internet

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.