Assistant Auprès de la Présidence Réf. 2025-154 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Assistant ou assistante auprès de la Présidence
Emploi-type : Secrétaire administratif-ve (SAENES) ou Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : Placé-e sous l'autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, au sein d'une équipe de 4 assistantes et assistants et en interaction étroite avec des attachés, l'assistant ou assistante de la présidence assure l'organisation de l'agenda et de l'activité des vice-présidentes et vice-présidents, et assiste le cabinet dans l'exécution de ses activités notamment événementielles et protocolaires.

Activités principales :

Gestion des agendas de vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et appui logistique
- Organisation et gestion des agendas des VPs
- Préparation des rendez-vous en étroite relation avec les VPs et les membres du cabinet : montage de réunions, réservation de salles et de visioconférences, préparation dans l'agenda des ordres du jour et participants, préparation du dossier, accueil
- Interaction et suivi des demandes des VPs auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux
- Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels
- Suivi des signatures, pouvoirs et participations des VPs aux instances internes et extérieures
- Préparation et mise en oeuvre des déplacements des VPs, en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l'hébergement, ordres de mission
- Passation de commandes en lien avec l'agenda des VPs : prestations traiteurs, achats logistiques

Accompagnement du cabinet et appui logistique
- Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet et les attachés
- Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
- Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l'eau
- Diffusion de documents et archivage rigoureux
- Participation à des réunions de cabinet
- Suivi du calendrier des instances et des réunions de gouvernance avec les composantes
- Suivi des demandes d'interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)

Autres activités :
Dans le cadre de l'organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :
- Binôme avec la seconde assistante de la présidence pour la gestion de l'agenda des VPs et remplacement en cas de congés ou d'absence
- Coordination avec l'assistante personnelle de la présidente et avec le gestionnaire des services généraux

Connaissances transversales souhaitées :
- Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Connaissance générale des procédures administratives
- Anglais intermédiaire

Savoir-faire :
- Techniques de secrétariat (gestion d'agendas complexes, prises de RDV...)
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point)
- Bon rédactionnel et très bonne orthographe
- Grande capacité d'organisation
- Tenue de liste de tâches à accomplir
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l'avancée des dossiers confiés
- Capacité d'agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité
- Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes

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Savoir-être :
- Disponibilité et réactivité
- Rigueur et conscience professionnelle
- Discrétion professionnelle
- Excellent relationnel et sens du travail en équipe