Chargé de Mission de Cabinet - Assistant du Directeur Académique et de son Adjointe - Dsden 67 H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Les missions sont organisées en trois champs d'activités :

Secrétariat du directeur académique et de son adjointe
- Traiter les messages de la boite fonctionnelle de la direction (****@****.**) ;
- Répondre aux appels téléphoniques, les traiter le cas échéant, les orienter, les relayer;
- Gérer les agendas du DASEN et de la DAASEN (rendez-vous, réunions, invitations);
- Rédiger et mettre en forme des courriers spécifiques à la demande du DASEN et de la DAASEN;
- Planifier et organiser les différents entretiens avec le DASEN et la DAASEN;
- Préparer quotidiennement les documents utiles aux activités du DASEN et de la DAASEN (déplacements, rendez-vous et réunions prévus à l'agenda...);
- Organiser les déplacements du DASEN et de la DAASEN, notamment établir le planning en lien avec les parties prenantes, superviser l'organisation matérielle des déplacements et gérer le planning du chauffeur du DASEN.

Gestion des affaires courantes et des dossiers d'actualité
- Rédiger des courriers et assurer leur diffusion, transmettre des documents aux cadres et correspondants de la direction;
- Assurer la rédaction et la diffusion du relevé de décisions de la réunion hebdomadaire de l'équipe de direction;
- Répondre aux demandes d'audience (parents d'élèves, représentants syndicaux des établissements, élus) et préparer les convocations et les documents utiles pour ces audiences en lien avec les services de la DSDEN ou du rectorat le cas échéant;
- Participer aux réunions de régulation d'activité du cabinet et de l'équipe de direction.

Appui ponctuel à l'activité du cabinet
- Planifier, en lien avec la gestionnaire des personnels de direction, les entretiens avec les personnels de direction aux agendas du DASEN et de la DAASEN (entretiens professionnels, mobilité et autres);
- Assister ponctuellement et relayer en cas d'absence le gestionnaire des personnels de direction (notamment relever et traiter les messages urgents de la boite fonctionnelle dédiée : ****@****.**);
- Appui en cas d'absence d'un autre membre du cabinet pour assurer la continuité des missions essentielles;
- Contribution à la permanence téléphonique durant les heures d'ouverture du cabinet;
- Contribution aux événements particuliers impliquant la mobilisation de l'ensemble des membres du cabinet.

Connaissances
- Actualité et enjeux du système éducatif;
- Techniques de communication écrite et orale;
- Environnement professionnel (direction départementale, services académiques).

Savoir-faire
- Maitriser les outils bureautiques et les applications spécifiques à l'activité (logiciel de messagerie et agenda);
- Rédiger et mettre en forme des courriers administratifs et personnels;
Afficher la suite
- Planifier et respecter les délais;
- Communiquer efficacement;
- Maitriser parfaitement la langue française écrite et orale;
- Travailler en équipe;
- Alerter et rendre compte;
- Hiérarchiser et prioriser.

Qualités/capacités professionnelles
- Grande discrétion;
- Disponibilité;
- Rigueur et fiabilité;
- Très bon sens relationnel;
- Grande réactivité;
- Sens de l'organisation et de l'adaptation;
- Autonomie.