Responsable Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITES

Le responsable administratif (RA) est à l'interface de la direction de l'UFR, des services centraux de l'UBE et des services de l'UFR. Il a un rôle de pilotage et de relais d'information. Ainsi, en collaboration étroite avec les services et pôles de l'UBE (pôle RH, finances etc.) et la dizaine de responsables de service placés sous son autorité, le RA :
- Assure une mission de conseil auprès du Doyen et du Vice-Doyen dans les domaines juridiques, pédagogiques, administratifs et financiers. Il informe et alerte sur les dossiers en cours, leur avancement, ainsi que sur les réglementations en vigueur. Il fait le lien entre les interlocuteurs, coordonne et participe au déploiement des projets nationaux décidés par le CNG, et les ministères de tutelle.
- Participe à la définition et au pilotage des orientations et des décisions propres à l'UFR et met en oeuvre la politique universitaire au sein de la composante en matière de finances, de scolarité, d'offre de formation, de gestion des personnels : conseil juridique et aide à la décision pour les actes administratifs et les échéances institutionnelles.
- Organise les services scolarité, ressources humaines, logistiques, techniques, financiers et pédagogiques et coordonne leurs actions en transversalité : supervision des opérations de scolarité (inscription, examens, jurys et publication des résultats), déploiement et suivi de procédures d'archivage conformément à la réglementation. Il coordonne la mise en oeuvre de la logistique concernant les examens des études médicales (épreuves de PASS, EDN et ECOS, universitaires et nationales).
- Assure le fonctionnement des affaires générales : organisation et suivi des conseils d'UFR, des élections, coordination de la communication interne et externe (colloque, site web, séminaires...). Le RA accompagne la mise en oeuvre de projets en lien notamment avec la réforme des études, le renouvellement du parc informatique, les appels d'offre. En accord avec la direction de la composante et les associations étudiantes, il contribue à l'organisation des manifestations au sein de l'UFR, s'assure de la coopération entre les associations étudiantes et les équipes logistiques dans le cadre de l'organisation de certaines actions (hôpital des nounours, Noël des enfants malades...).
- Gère administrativement et encadre les personnels BIATSS dans une approche de gestion prévisionnels des emplois, effectifs et compétences et dans le respect des cadres réglementaires propres à la fonction publique d'état : il coordonne les recrutements, l'affectation et l'activité des personnels au sein des différents services ainsi que l'actualisation des organigrammes, assure le suivi de carrière, et le soutien aux équipes, actualise les organigrammes

SUITE MISSIONS PRINCIPALES ET ACTIVITES
- Assure la coordination de la gestion administrative et financière des personnels enseignants, enseignants chercheurs et hospitalo-universitaire(CPHU) en supervisant les actions du bureau des personnelsconcernant les déroulements de carrière, obligations de mobilité, rémunérations et indemnités, suivi des effectifs, demandes de créations de postes et d'utilisation des emplois vacants, en liaison avec le CHU pour les CPHU (selon circulaires ministérielles). Il coordonne le suivi des recrutements des vacataires enseignants, la saisie des heures d'enseignement dans l'application SAGHE, en assurant le suivi de l'enveloppe dédiée aux heures de formation.

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- Supervise la gestion budgétaire en relation avec le responsable de l'antenne financière et la régie de l'UFR : élaboration des budgets, suivi de l'exécution en dépenses et en recettes, suivi des conventions (IFMK, CHU, ARS, etc.)
- En collaboration avec le responsable logistique et en lien avec le service Prévention Sécurité et Qualité de Vie au Travail, assure la responsabilité de la gestion des bâtiments de l'UFR (27 000 m2) classés Etablissement Recevant du Public, veille au respect des règles d'hygiène et de sécurité : suivi de l'entretien des locaux et de la réalisation des travaux de restructuration, d'amélioration réalisés en interne ou par des entreprises extérieures, gestion des plannings des salles...

LE PROFIL RECHERCHE

Le candidat a un bon relationnel qui lui permet de gérer et de faire travailler en transversalité des équipes dont les cultures métiers sont très différentes et qui ont des contraintes professionnelles variées. Il sait travailler en équipe et fédérer.

Etant à l'interface de services, directions, il doit faire preuve d'une grande disponibilité pour être à l'écoute des personnels et faciliter la communication entre différentes catégories de personnels. Il doit démontrer une capacité à travailler de manière collégiale et en transversalité.

Son fort investissement, son sens de l'organisation, sa réactivité et sa capacité à prioriser lui permettent d'organiser et de coordonner les activités tout en gérant les sollicitations quotidiennes et les situations d'urgence. Ainsi son expérience avérée en conduite de projet et en management lui permettra de rapidement comprendre les enjeux, d'appréhender son environnement de travail dans une approche systémique. Il est autonome et démontre une réelle capacité à référer à bon escient et à partager les informations auprès de la Direction et des équipes.
Des connaissances en finances ainsi qu'en matière de santé sécurité au travail notamment de la réglementation Etablissement recevant du Public et des connaissances de l'environnement de la fonction publique d'Etat sont nécessaires pour pleinement appréhender toute l'ampleur des missions.

Le RA a un devoir de réserve et doit faire preuve de discrétion et de confidentialité.

La connaissance des fonctions scolarité serait un plus