Secrétaire de Direction et Secrétariat des Élèves Lycée H/F - URBET Ensemble Scolaire Ste Ursule

Etablissement scolaire privé sous contrat recherche son/sa secrétaire de direction pour le lycée

Sous l'autorité du chef d'établissement, et en lien étroit avec les services de l'Enseignement catholique, du Rectorat, vous prenez en charge la gestion des dossiers des enseignants et les relations administratives avec les services de l'Education nationale et services de l'Enseignement catholique.
Dans le cadre de ces activités vous êtes en lien fonctionnel avec les directeurs des autres unités pédagogiques.

Missions principales

Secrétariat de direction
- Gestion du secrétariat et tenue de l'agenda du chef d'établissement
- Aide à la mise en place d'événements
- Prise en charge de la communication interne d'informations diverses et échanges réguliers avec les différents services
- Suivi des projets et procédures pour l'ensemble de l'établissement
- Collaborer avec les secrétariats de direction des autres Unités pédagogiques

Secrétariat pédagogique et des élèves
- Gestion administrative des dossiers des enseignants
- Gestion administrative des absences
- Lien avec les services de l'enseignement catholique
- Accompagnement de la direction pour le mouvement DHG, TRM
- Suivi et saisie dans les applications rectorales
- Suivi des postes en lien avec les directeurs pédagogiques - Etats de service, IMP, HSE, PACTE.
- Inscription aux examens
- Préparation des modalités administratives inhérentes aux examens
- Gestion des applications cyclades / parcoursup

Suivi administratif auprès du rectorat / DDEC et tutelle
- Préparation et suivi des pièces pour les différents contrôles
- Aide à la préparation des visites de tutelle
- Veille informative

Suivi de la formation
- Communication des offres de formation et accompagnement des enseignants et personnel
- Montage dossiers de formation
- Montage du plan annuel de formation

Compétences requises
Le/la secrétaire doit posséder de solides compétences et une bonne expérience dans les domaines suivants :
Qualités personnelles
- Discrétion et écoute
- Savoir analyser et rendre compte
- Être ordonné, fiable, méthodique et rigoureux
- Avoir une aisance relationnelle
Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels qui couvrent ces domaines. Word, Excel, Charlemagne ou équivalent
- Excellente orthographe

Diplôme et expérience souhaités
- Bac +2 BTS équivalent
- Expérience de 3 ans minimum

Poste à pourvoir au 18 aout 2025

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Assurer un accueil téléphonique, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques, excellente orthographe, maîtrise du Pack Office,maîtrise du logiciel Charlemagne serait un plus

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement secondaire général

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.