Assistant·e Administratif·ve et d'Accueil H/F - Fondation Energies pour le Monde

Vos missions principales :
- Accueillir et renseigner les visiteurs : Réception des appels, réception des démarchages, accueil des visiteurs (y compris café d'accueil) ;
- Gestion du courrier : archivage des doubles, affranchissement, impression de publipostages, affranchissement et envoi
- Accueil prestataires externes, suivi des contrats prestataires (y compris La Poste, téléphonie, copieur, maintenance et entretien.); gestion des fournitures de bureau et des stocks, de la poubelle de recyclage ;

- Tenue de la base de données de contacts : entrée et mise à jour des contacts
- Dactylographie et mise en forme de certains documents (rapports, propositions, courriers)
- Assistance à la direction pour la préparation et le suivi des Conseils d'administration et assemblées générales : envoi convocations, préparation des dossiers et de la salle, d'une collation le cas échéant, suivi du compte-rendu ; actualisation des membres du CA
- Appui aux équipes pour la gestion de dossiers administratifs et/ou comptables (scan de pièces) ponctuels, et tout autre tâche administrative
- Gestion des dossiers OPCO
- Responsable onboarding/offboarding et inventaire des matériels informatiques, en liaison avec prestataire informatique
- Responsabe de la gestion des bureaux : contacts prestataires pour menus travaux, relai de la société d'entretien, office management

OBSERV'ER
- Gestion des revues et ouvrages publiés : préparation des commandes et expéditions, gestion des arrivées de revues et intégration au stock (physique + base de données) ; mise à jour du fonds documentaire, rangement des stocks
- Saisie des factures dans classeur de suivi analytique
- Appui commercial en salon (de façon ponctuelle déplacement en province), préparation des colis d'expédition (5-6 fois par an)

FONDEM
- Préparation du tableau de suivi des paiements et saisie des virements 2 fois par mois
- Gestion de la médecine du travail : prise de rendez-vous, suivi
- Appui recrutement, publication fiche de poste
- Gestion de boîte mail générale

CONDITIONS DU POSTE
Poste en CDD de 12 mois selon date de démarrage, avec période d'essai - Statut employé convention BET
Poste en 4/5es réparti sur 2 structures (2 temps partiels) et sur 4 jours
Poste basé au siège de la Fondem à Vincennes, pas de télétravail
Avantages : transports Navigo à 50%, mutuelle (base prise en charge à 100% par l'employeur), tickets restaurant à 9 € pris en charge à 55%
Rémunération proposée selon profil et expériences
Date de début du contrat : 1er septembre 2025
Supérieur hiérarchique : Responsable Administrative et Financière de la Fondem et Directrice pour Observ'ER
Management direct : n/a

RECRUTEMENT
Merci d'envoyer votre CV et une lettre de motivation par mail à l'adresse suivante : ****@****.**
Entretiens à prévoir : du 7 au 18 juillet 2025
Avec la référence « ADMIN - VotreNom» dans l'objet du mail et dans le nom du CV et LM. Toute candidature incomplète ne sera pas considérée.
NB : Seuls les candidats sélectionnés pour le 1er entretien seront contactés, merci de ne pas appeler.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), Développer l'esprit d'équipe, Faciliter la communication interne et externe, Favoriser l'entente, la collaboration, Esprit d'initiative et d'organisation, dynamisme ;, Très bon relationnel avec l'équipe et capacités de, Polyvalence, capacité à rendre compte ;, Rigueur et autonomie

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.