Assistant du Directeur de l'Ecole Doctorale H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L'agent-e est placé-e sous l'autorité du Responsable du Service Scolarité et Formation Continue et travaillera en étroite collaboration avec la direction de l'ED. Gestion et suivi des directeurs et directrices de thèse (HDR) affiliés à l'ED. Gestion et suivi des doctorants-es au cours de leur doctorat à l'Université Paris-Saclay. Veille au programme de formation des doctorants-es en vue de l'acquisition de compétences scientifiques élargies et de leur insertion professionnelle. Organisation et suivi des soutenances des doctorants-es. Organisation des concours d'attribution des contrats doctoraux.

Missions principales de l'agent-e :

Secrétariat de l'école doctorale n°569 de l'Université Paris-Saclay « Innovation thérapeutique : du fondamental à l'appliqué »
Assurer une présence dans le service de scolarité de l'UFR de Pharmacie pour répondre aux demandes des doctorants-es (inscription, soutenance de thèse, validation modules enseignements, renseignements divers.) et la réponse téléphonique aux doctorants-es non francophones
Inscription des doctorants-es avec validation du dossier d'inscription (document résumé sur l'avancement de la thèse, signatures du directeur de thèse et de pôles, attestation de financement pour les 1ères inscriptions)
Organisation et participation aux réunions du bureau et du conseil de l'ED et rédaction des comptes-rendus des réunions de I'Ecole Doctorale
Mise en ligne des projets de thèse sur ADUM
Mise à jour de la base de données de l'École Doctorale : répertorier les doctorants-es par année avec le directeur de thèse, le laboratoire d'accueil, le sujet de thèse, le financement, les publications obtenues et les modules d'enseignement validés (environ 290 doctorants-es inscrits-es, -80 nouveaux-lles doctorants-es/an, 80 soutenances de thèse/an)
Mise à jour de la base de données de I'Ecole Doctorale sur ADUM
Communication d'informations aux doctorants-es (français et en anglais), aux responsables de pôle et aux encadrants-es de l'ED
Organisation des concours sur divers appels de financements doctoraux (autres que le concours de l'ED) : FRM, ADI, CSC, etc.
Vérification des dossiers et envoi des dossiers aux membres du bureau de l'ED
Vérification et organisation des dossiers FTLV
Gestion des appels aux prix de thèse (de la GS HEADS, Chancellerie de Paris.)
Relation avec l'administration de la GS HEADS et la Maison du Doctorat
Mise à jour du site web de l'école doctorale
Gestion de l'application SIREDO entre l'ED et le Ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation (MESRI)
Collecte des données pour les phases d'évaluation des ED par le MESRI
Suivi des demandes d'Habilitation à Diriger des Recherches (H.D.R.) (inscriptions, désignations du jury, demande de soutenance, envoie de convocation aux membres du jury et diplomation)
Gestion et suivi des directions de thèse dans ADUM et des demandes de rattachement d'encadrant à l'École Doctorale
Rédaction et gestion des bons de commande

Participation à l'activité du Service Scolarité

Commande de fournitures pour le Service

Profil

Connaissance, savoir :

Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
Maîtriser ADUM. Si nécessaire, une formation possible sur cet outil

Savoir-faire :

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir travailler en équipe
Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation

Savoir-être :

Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
Posséder de solides qualités relationnelles
Être organisé et rigoureux
Établir des relations directes avec l'extérieur
Savoir s'adapter et mettre en oeuvre de nouvelles procédures

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.