Secrétaire Recherche de Lhumain et de Dipralang H/F - Universite de Montpellier Paul-Valery

Contexte du recrutement

Le poste est situé au sein de l'Institut des Technosciences de l'Information et de la Communication, il est partagé entre 2 laboratoires de recherche. Intégré.e à l'équipe des enseignants chercheurs de LHUMAIN et de DIPRALANG, le.la secrétaire de Recherche travaille sous la responsabilité des directrices respectives des unités de recherche. Le ou la secrétaire Recherche assure la gestion administrative et budgétaire des 2 équipes de recherche. Il.elle concourt à l'amélioration de l'organisation du service et au renforcement de l'efficacité opérationnelle de ce dernier.

Missions :

- Coordination des activités de gestions financière et administrative des 2 équipes de recherche en collaboration avec les services concernés de l'établissement

Activités :

- Accueil et information des personnels et usagers des deux équipes ;

- Organisation administrative et logistique des manifestations scientifiques avec les chercheurs ;

- Gestion des missions et déplacements pour les membres de l'équipe et les invités ;

- Gestion du budget, suivi et établissement du budget prévisionnel ;

- Aide à la préparation des réunions ;

- Commande et suivi des ouvrages en lien avec la bibliothèque de l'ITIC ;

- Appui à la communication interne et externe au sein des laboratoires ;

- Gestion de bases de données (publication des chercheurs) et du matériel ;

- Accueil des doctorants et organisation pratique du suivi des thèses, jurys de thèse et HDR ;

- Organisation et gestion des informations et de la documentation numérique et/ou sur papier relative à l'activité de l'équipe.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et du fonctionnement d'un laboratoire de recherche
Notion de service public
Culture internet
Excellente connaissance et pratique du français : oral et écrit

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Savoir travailler en équipe
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, bases de données) et les technologies de l'information et de la communication (Internet, messagerie électronique.)
Savoir rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir planifier son activité, hiérarchiser les priorités et s'adapter aux contraintes des activités des laboratoires
Savoir rendre compte de son activité
Savoir rédiger des documents divers : compte-rendu de réunion, lettre d'accueil, annonce internes et externes.

SAVOIRS ÊTRE

Avoir le sens de la diplomatie et du relationnel
Savoir faire preuve d'initiatives, d'autonomie
Avoir le sens du devoir de réserve et de confidentialité
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Expérience professionnelle dans l'enseignement supérieur souhaitable

Rémunération
Pour les personnels titulaires, par référence aux grilles de rémunération de la catégorie B

Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l'université par référence à la catégorie B soit entre 1855 € brut mensuel et 1919 € brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires.

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).