Assistant de Direction H/F - Pôle Emploi

Vos activités principales

Assure le secrétariat particulier du Préfet :
- Accueil téléphonique
- Gestion de l'agenda - coordination des rendez-vous
- Prise de notes - diffusion des notes, courriers et documents
- Tenue et suivi des dossiers
- Préparation des repas et réceptions (listes - plans de table)
- Tenue du centre de responsabilité « frais de réception » du préfet
- Contribution à la supervision d'événements protocolaires
- Suivi des congés des sous-préfets et chefs de services
- Élabore le tableau des permanences des membres du corps préfectoral
- Coordination de l'action du secrétariat du Préfet et du Directeur de cabinet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Temps plein

Le poste suppose de :
- Savoir hiérarchiser l'urgence des sollicitations et prioriser le travail à accomplir
- Faire preuve de méthode et de rigueur dans l'organisation du travail
- Faire preuve de réactivité
- Savoir s'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Posséder des qualités relationnelles
- Travailler en lien et avec les autres secrétaires
- Être polyvalent(e)

- Activités du service

Le cabinet du Préfet est sous l'autorité directe de la Directrice de Cabinet. Ses missions principales consistent :
- À gérer les problèmes d'ordre public
- À assurer la sécurité des personnes et des biens
- À gérer les dossiers réservés
- À coordonner la politique de communication des services de l'État
- À organiser les voyages officiels des autorités gouvernementales dans le département

- Composition et effectifs du service

68 agents répartis entre le Bureau du cabinet, le Service de la Communication Interministérielle, le Secrétariat et la Direction des Sécurités.

- Liaisons hiérarchiques

Directrice de Cabinet du Préfet
Préfet de Région

- Liaisons fonctionnelles
Services du Cabinet, de la Préfecture, des Sous-Préfectures
Autres services déconcentrés et collectivités
Cabinets ministériels

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, devoir de réserve

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.