Assistant ou Assistante de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'université de Tours recrute au sein de la Faculté de Droit, Économie et Sciences Sociales, un Assistant ou une Assistante de Direction (poste susceptible d'être vacant)

Mission :

Assister la Doyenne et la Responsable Administrative dans leurs missions en interne et en externe.

ACTIVITÉS DU POSTE :
- Gérer la boîte mail et la correspondance de la Doyenne / la RA et prendre en charge directement un certain nombre d'actions en tenant compte des dossiers prioritaires. Assurer la diffusion d'informations si nécessaire. Apprécier les dossiers particuliers et sensibles, dans la confidentialité
- Gérer l'emploi du temps de la Doyenne / la RA. Organiser des réunions et rendez-vous plus ou moins complexes
- Soutenir la doyenne dans son rôle de représentation. Assurer l'interface entre la Doyenne et l'extérieur,
- Accueil physique et téléphonique, discernement et orientation appropriée des demandes. Utilisation ponctuelle de l'anglais pour l'accueil de délégations étrangères
- Assurer l'organisation logistique des déplacements de la doyenne / la RA (utilisation de plateformes de réservation)
- Accompagner l'équipe décanale en participant à l'organisation logistique d'événements et manifestations
- Assurer l'organisation logistique de comités de sélection aux fins d'accueil des membres de jurys et candidats, en accompagnement des présidents de comités
- Assurer la gestion et la mise à jour des organigrammes, listes de diffusion, annuaires etc
- Assurer la rédaction ponctuelle de notes de synthèse et autres correspondances
- Assurer la veille des dossiers en cours, pour certains en collaboration avec la responsable administrative
- Assurer le classement et l'archivage de la Direction
- Gérer la partie administrative du conseil de faculté : calendrier des séances, préparation de l'ordre du jour, convocation des membres du conseil de faculté, rédaction du compte-rendu (présence nécessaire aux séances*), mise à jour de la liste des membres du conseil et des documents
- Gérer les demandes de réservation d'espaces de travail partagés et salles de conférence.

* Entre 8 et 10 séances annuelles à 17h.

Connaissances :

Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Université de Tours et de la faculté de droit, d'économie et des sciences sociales

Connaître les circuits administratifs universitaires

Compétences opérationnelles

Maîtriser les outils informatiques (pack Windows)

Maîtriser les logiciels métier (notamment Ade Campus)

Renseigner un excellent niveau rédactionnel

Compétences comportementales :
Afficher la suite
Sens de l'accueil en s'adaptant aux différents profils : étudiants, enseignants, intervenants extérieurs

Rigueur et sens de l'organisation indispensables

Loyauté, confidentialité et discrétion

Esprit d'initiative, proactivité

Capacité à anticiper et à réagir rapidement (rendre compte et alerter la Direction en cas de besoin)

Adaptabilité

Être force de proposition auprès de la Direction

Sens du travail en équipe