Chargé d'Accueil et d'Information H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions :

Dans le cadre des missions définies par la Direction de la formation et de la réussite, le/la chargé·e d'accueil et d'information assure un rôle d'accompagnement des publics dans les activités d'information, de documentation et de soutien à la réussite des étudiants·es (formation initiale).

En lien avec le pôle, il/elle participe à l'activité globale de la Direction.

Sous la responsabilité du chef de pôle Orientation et Insertion Professionnelle (OIP), l'agent·e assure les activités suivantes :

Activités principales :
- Accueillir et informer les publics divers sur l'orientation, l'offre de formation et l'université
- Informer les publics sur la construction du projet d'étude/professionnel (séance d'information, ateliers...)
- Assurer la gestion administrative des activités du service : gestion des commandes, gestion des agendas des chargé·es d'orientation et chargé·es d'insertion professionnelle, gestion du planning du pôle, rédaction de comptes-rendus de réunion
- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
- Participer aux salons, forums, JPO de l'université, amphis de rentrée
- Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences
- Participer à la gestion des outils de suivi de l'activité de la structure, des tableaux de bord, les mettre à jour et contribuer à la démarche qualité

Activités secondaires :
- Apporter son appui et participer aux différents projets et activités portés par le pôle OIP
- Participer à la promotion des actions du pôle OIP
- Proposer des axes d'amélioration dans la gestion de l'accueil
- Analyser les besoins du public afin d'adapter les activités du pôle
- Nouer des relations avec différents services de l'université : scolarités, secrétariat pédagogique, Service de Santé Étudiante, Mission Handicap, Relations Internationales, Vie Étudiante, assistante sociale etc.

La concentration des événements de communication à certaines périodes de l'année nécessite de savoir travailler dans l'urgence.

L'activité de la Direction notamment d'un point de vue événementiel peut amener l'agent à travailler certains week-ends et à se déplacer occasionnellement en Île-de-France ou en région.

Partenaires :
- L'ensemble des secrétariats pédagogiques;
- Les enseignants·es ;
- Les partenaires publics et privés;
- Le rectorat et les établissements du secondaire;
- Les structures d'emploi.

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :
- Les formations dans l'enseignement secondaire et supérieur
- Approches de l'accompagnement en orientation : counseling, ACP, ADVP...
- Méthodes et outils d'aide à l'orientation
- Techniques documentaires
- Ingénierie pédagogique et mécanisme d'apprentissage
- Organisation et fonctionnement des systèmes éducatifs nationaux et internationaux

Savoir-faire :
- Accueillir et informer des publics divers en français et en anglais
- Réaliser une analyse de la demande
- Maîtriser les techniques d'expression écrite et orale
- Concevoir et animer des activités pédagogiques
- Maîtriser les sources et outils documentaires spécifiques à l'orientation
- Mettre en place une démarche qualité
- Utiliser des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Planifier son activité et respecter les délais
- Travailler en équipe
- Prise de parole en public
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint

Afficher la suite
Savoir-être :
- Capacité d'écoute
- Autonomie
- Capacité d'adaptation
- Sens du relationnel
- Sens de l'organisation