Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Msa Services

MSA SERVICES RHONE ALPES Association loi 1901 à but non lucratif recrute pour son pôle Formation un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un contrat à durée déterminée de 6 mois, renouvelable (24h/semaine). Ce poste s'inscrit dans un contexte de développement de nos activités de formation et de soutien accru aux opérations administratives quotidiennes.
Rattaché(e) à la responsable du pôle, vous contribuerez activement à la gestion administrative des actions de formation, à la coordination logistique des sessions et à l'accompagnement des différents intervenants internes et externes. Vous intégrerez une équipe dynamique, engagée au service de la qualité et de l'efficacité de nos dispositifs de formation.

Dans le cadre de vos fonctions d'assistant(e) administratif(ve) au sein du pôle Formation, vous serez chargé(e) de contribuer au bon déroulement des sessions de formation et d'assurer un suivi administratif rigoureux. À ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

- Planification et organisation logistique des sessions de formation (mise à disposition des documents et outils via la plateforme Dendreo) ;
- Établissement des devis en lien avec les demandes de formation ;
- Organisation administrative et logistique des sessions (réservations, convocations, accueil des formateurs, etc.) ;
- Suivi des clients, de la demande initiale jusqu'à la clôture administrative des sessions ;
- Saisie et suivi des dossiers de prise en charge auprès des OPCO ;
- Mise à jour régulière des documents administratifs liés à la formation ;
- Commande des fournitures nécessaires au bon déroulement des sessions ;
- Vérification de la complétude des dossiers, relances auprès des participants ou des clients si besoin (ex. : carte SST, pièces justificatives, etc.) ;
- Vérification des données nécessaires à l'envoi des questionnaires d'évaluation à froid (adresse mail, coordonnées), et relance si besoin auprès des clients ;
- Préparation des éléments pour les bilans de formation, en collaboration avec le référent Qualité ;
- Participation à des missions transverses du pôle (ex. : journées d'échange avec les formateurs, projets ponctuels, etc.).

Profil recherché

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Autonome tout en appréciant le travail en équipe, vous avez le sens du service et de bonnes aptitudes relationnelles.
Compétences et qualités attendues :
- Formation de niveau Bac +2 minimum en assistanat, gestion administrative ou équivalent ;
- Expérience préalable (2 ans minimum souhaitée) sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, en particulier Excel) ;
- La connaissance de la plateforme Dendreo est un atout ;
- Excellentes capacités rédactionnelles ;
- Rigueur, réactivité et respect des délais ;
- Aisance relationnelle, discrétion et esprit d'équipe.

Les avantages en plus d'un environnement de travail passionnant et qui a du sens
- Tickets restaurant de 10€ avec prise en charge patronale à 60%
- Chèques vacances
- 13ème mois (sans condition d'ancienneté)
- Complément familial
- Chèque kadoc à noël
- Mutuelle prise en charge 50%
- Convention collective FNEMSA des personnels de la MSA

Date de prise de poste souhaitée : juillet 2025
Vous êtes intéressé(e) ? alors faites nous parvenir votre CV
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Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues : Français exigé

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.