Assistant·e de Direction - Direction des Formations H/F - Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.

MISSIONS LIEES AU POSTE

Le/la titulaire du poste, bras droit de la directrice des formations, assure la fluidité du quotidien en orchestrant agendas, réunions et dossiers sensibles. Il/ Elle allie rigueur, discrétion et sens du relationnel pour garantir l'organisation efficiente des dossiers ou projets à l'aplomb de la DF.
Il/elle sera capable de s'adapter à des situations complexes. Il/Elle pourra prendre en charge certains projets d'ordre organisationnel. Son sens des responsabilités sera apprécié.

Le poste comportera deux volets : assistanat de direction (environ 45% du temps) + appui technique ou organisationnel aux services et pôles de la direction des formations selon les projets ou besoins opérationnels (environ 55% du temps)
=> ex : missions d'inspectrice des études / gestion de dossiers spécifiques : visites médicales des étudiants.../ semaine mobilités Groupe ISAE/ contribution à l'organisation d'événements : RDD/JPO...

Gérer et coordonner l'agenda de la directrice des formations :
- En lien avec les services ou pôles de la DF et/ou toute autre direction de l'Institut
- En collaborant avec les assistantes de direction et/ou le cabinet de la Direction générale (DG)
- En assurant le suivi des priorités et la mise en alerte concernant les échéances importantes

Organiser et participer aux réunions prévues par la DF :
- En assurant leur bonne tenue (salle, matériel, transmission OJ, convocations si conseils spécifiques...)
- En organisant d'éventuels déplacements ou déjeuners s'il y a lieu
- En rédigeant les comptes-rendus ou notes

Assurer un Support administratif :
- En visant les mails de la Direction des formations
- En garantissant le suivi administratif de certains documents ou conseils (Règlement scolarité, convocation Conseil
pédagogique, etc)

Prendre en charge certaines missions transverses aux services ou pôles selon besoins identifiés par la DF :
- Mission inspection des études
- Gestion des visites médicales des élèves
- Gestion administrative de la semaine mobilités, en collaboration avec le référent académique
- Contribution à l'organisation de la remise des diplômes, à l'organisation de la journée portes ouvertes,

Compétences spécialisées ou transverses
Bureautique/Informatique (maîtrise d'Excel exigée)
Organisation, planification
Communication, relations extérieures
Prise de décision
Connaissance du fonctionnement de l'Institut
Utilisation des outils informatiques : Moodle, Lime Survey...
Anglais professionnel

Aptitudes -Savoir-être
Organisation - Méthode
Autonomie - Initiative
Dynamisme
Esprit d'équipe et souci du client
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Sens des responsabilités