Assistante de Direction - Commune d'Aubagne H/F - Fonction publique Territoriale

Attendus du poste : Au sein du secrétariat de l'hôtel de ville, vous assistez Monsieur le Maire dans l'exercice de ses responsabilités, gérez son emploi du temps et effectuez le traitement et le suivi de son courrier. Vous assurez l'interface avec les services municipaux, les usagers et les partenaires institutionnels. Vous assurez l'organisation et le bon fonctionnement de son secrétariat.

Accueil du public :
Vous proposez un accueil physique et téléphonique de qualité
Vous recevez, orientez et traitez les messages
Vous assurez le suivi des appels
Vous savez apprécier la demande et réagir de façon appropriée
Vous alertez Monsieur le Maire sur tout événement ou information utiles à l'exercice de son mandat

Gestion de l'agenda et des rendez-vous :
Vous prenez les rendez-vous et gérez l'emploi du temps de Monsieur le Maire
Vous préparez les déplacements et rendez-vous (constitution de dossiers, préparation de notes)

Traitement du courrier :
Organisation du secrétariat de Monsieur le Maire
Suivi des dossiers, classement, archivage.

Très bonnes qualités relationnelles
* Rigueur et organisation
* Esprit d'initiative et réactivité
* Maîtrise des techniques d'accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l'agressivité ou l'impatience)
* Discrétion et réserve professionnelles indispensables
* Qualités rédactionnelles
* Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, messagerie, agenda électronique)
Particularités du poste :
* Confidentialité
* Déplacements fréquents
* Horaires irréguliers, avec amplitude variable
* Disponibilité