Secrétaire à 50% - H/F - Fonction publique Hospitalière
- Rouffach - 68
- Fonctionnaire
- Fonction publique Hospitalière
Les missions du poste
Le Centre Hospitalier de Rouffach recherche une secrétaire pour son multi-accueil "Les Cigogneaux" Poste à temps partiel (50%).
La secrétaire au multi accueil, outre la fonction d'accueil téléphonique et d'ouverture de la structure à l'arrivée du public, assure un rôle de gestion des recettes de la structure (paiement des factures de présence).
Elle assure également des tâches administratives et collabore avec l'équipe au sujet des informations sur la présence des enfants dont elle a eu connaissance (mail, téléphone) afin d'optimiser l'accueil des enfants et répondre aux sollicitations des parents
Missions
Gestion financière
- - Suivi des présences des enfants, pointage et contrôle des présences des enfants avant établissement des factures dans le logiciel BELAMI
- - Contrôle des paiements
- - Suivi des encaissements sur le compte DFT
- - Envoi hebdomadaire des données du compte au services des finances
- - Etablissement des bordereaux d'encaissement (chèques bancaires et chèques Cesu)
- - Envoi des chèques bancaires à la Trésorerie du GHRMSA
- - Enregistrement sur le compte dématérialisé des Chèques Cesu
- - Suivi des frais de gestion des chèques Cesu à envoyer au service des finances
- - Contrôle de l'adéquation des contrats aux présences constatées
- - Suivi sur le Compte Belami des statistiques financières CAF
Répondre aux demandes du service des finances si demande de données statistiques complémentaires
Traitement de données informatiques
- - Entrée des contrats après validation de la responsable
- - Entrée des données de présence mensuellement pour les plannings variables
- - Etablissement des contrats en collaboration avec la responsable de la structure
- - Etablissement des factures et envoi
- - Assurer des fonctions de secrétariat (dactylographier les comptes rendus, courriers pour l'équipe d'encadrement).
Accueil
Assurer l'accueil téléphonique, et l'accueil du public
Assurer la sécurité des enfants en étant vigilante lors de l'ouverture de la porte d'entrée
Donner les informations générales et orienter les parents selon leur demande (rendez-vous avec les puéricultrices ou la direct...
Le profil recherché
- - Maîtrise des outils informatiques
- - Accueillir, orienter, renseigner un public