Assistant·e de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
- Lyon - 69
- Fonctionnaire
- Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
Les missions du poste
Il.elle exercera les activités principales suivantes :
- Gestion administrative courante : gestion du courrier, gestion des boîtes mail, mise en forme de documents, compte-rendu de réunion;
- Gestion des sollicitations externes et internes de rendez-vous pour la direction;
- Gestion du Conseil d'Administration et des réunions des partenaires sociaux (Ordre du jour, gestion documents, envoi convocation, préparation des salles, gestion des projections de documents, gestion des frais de déplacements des administrateurs, gestion du compte rendu);
- Gestion logistique : organisation des réunions et autres événements internes;
- Mise à jour des listes des membres du Conseil d'Administration et des membres du Comité Paritaire Régional;
- Gestion formation : suivi administratif des conventions de formations et ultra-formations, mise à jour des dossiers via logiciel interne, mise à jour des budgets, suivi de facturation, suivi des mails, etc.;
- Organisation des dialogues de gestion des régions (prise de rendez-vous, envoi des documents aux participants, tableau de suivi);
- Gestion du conseil scientifique (planification, gestion des invitations, organisation logistique);
- Gestion de l'agenda de la direction et des déplacements;
- Gestion et coordination des calendriers des différentes instances de l'agence (ordre du jour des réunions Directeur Régionaux -Responsable de Département et Comité de Coordination);
- Suivi et mise à jour des décisions et autres documents (carte achat, Ordre de missions, délégations...);
- Suivi des dépenses de la direction générale (Demande d'Engagement Juridique, Services Faits).
Le profil recherché
De formation Bac +2 à Bac +3, de préférence en assistance de direction ou en gestion des entreprises et des administrations, vous souhaitez vous investir dans un poste qui nécessite une forte polyvalence et offre des possibilités d'échanges et de travail avec de nombreux interlocuteurs.
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Internet, etc.),
- Gestion des agendas et des rendez-vous
- Mise en oeuvre d'une procédure
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- Gestion de l'organisation matérielle des réunions
- Maîtrise des règles et processus budgétaires et comptables (Gestion Budgétaire et Comptable Publique, Commande Publique),
- Capacité d'adaptation et d'anticipation, autonomie, organisation, rigueur, discrétion et confidentialité, réactivité, disponibilité, sens des relations humaines.