Assistant Administratif H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
- Saint-Denis - 93
- Fonctionnaire
- Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
Les missions du poste
Missions principales
Dans ce cadre et en collaboration avec les juristes et les chargés de projets autorisation, les activités principales de l'Assistant(e) sont les suivantes :
- La rédaction et la gestion des conventions :
- Frappe et adaptation des conventions(publipostage) ;
- Gestion des tableaux de suivi;
- Suivi financier dans SAP.
- Le suivi et la gestion des autorisations :
- Copie et suivi des dossiers;
- Rédaction des courriers et décisions;
- Notification et classement;
- Recevabilité des dossiers import/export de gamètes et déplacement d'embryons;
- Saisie des dossiers dans le logiciel AGAAR + mise à jour.
- L'assistanat de la direction :
- Accueil téléphonique, prise de notes, messages;
- Suivi des dossiers de la direction;
- Gestion de l'agenda;
- Organisation de réunions internes et externes;
- Frappe, mise en forme de documents, courriers, notes, divers + diffusion;
- Classement des documents de la direction, archivage;
- Référent(e) mission archive ;
- Demande de travaux (photocopies...) et de fournitures;
- Gestion de la boite mail « juridique »;
- Aide à la préparation du conseil d'orientation.
Relations fonctionnelles
L'Assistant(e) est en relation avec tous les services de l'Agence, et plus particulièrement avec ses responsables.
Le profil recherché
Connaissances, compétences et aptitudes
Diplômé(e) d'un Bac +2, vous justifiez d'une expérience professionnelle de 5 ans minimum en secrétariat ou en assistanat d'équipe de préférence dans le secteur public.
Ce poste nécessite de la rigueur, de l'autonomie, une grande aisance relationnelle ainsi qu'un sens avéré de la procédure.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour accomplir toutes ces missions.
La connaissance de l'outil SAP est un vrai plus.