Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Groupe RIFSEEP 2

Activités principales

Placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'Assistant(e) de direction a pour activité :
- D'effectuer la suppléance de l'assistante de direction du directeur régional et du directeur régional délégué (dont la gestion de certaines affaires réservées) pendant ses périodes d'absence
- De gérer les demandes mails des usagers de la DREETS
- D'assurer l'assistance du responsable du pôle Entreprises, Economie, Emploi de la DREETS : gestion de ses missions (gestion de l'agenda, préparation des déplacements et règlement des frais de mission sous CHORUS Déplacements temporaires), organisation de réunions (réservation de salles, de repas), distribution du courrier du pôle 3E, réponses de premier niveau à des sollicitations internes et externes (courriels, téléphone, filtrage et orientation).

Relations fonctionnelles
- Ensemble des pôles et services de la DREETS et des DDETS(PP)
- Partenaires du service public de l'emploi (France Travail, ARML, AFPA, AGEFIPH...)
- Préfecture de région et SGAR et autres services déconcentrés de l'Etat
- Administrations centrales
- Conseil régional et autres collectivités locales
- Partenaires sociaux et organisations professionnelles, chambres consulaires et entreprises.

Connaissances :

Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique de la DREETS
Organisation, fonctionnement et missions des services de la DREETS
Pack Office (traitement de texte, tableur, messagerie, outils collaboratifs)

Savoir-être :

Confidentialité
Réactivité (capacité à gérer urgences et situations complexes)
Autonomie
Travail en équipe et en réseau
Rigueur et méthode
Sens des relations humaines
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Savoir-faire :

Disposer d'excellentes compétences techniques dans le domaine du secrétariat et de l'assistance administrative
Détecter les besoins d'assistance opérationnelle et administrative du supérieur hiérarchique
Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
Constituer, tenir à jour et assurer le suivi de dossiers et d'échéances
Organiser des réunions
Utiliser Outlook (messagerie et calendrier) au niveau expert
Réaliser des comptes rendus, des synthèses et préparer des projets de courrier
Classer et archiver des dossiers en version papier et numérique
Partager et relayer l'information
Organiser sa charge de travail dans le respect des délais
Etre en capacité d'utiliser des applicatifs de gestion informatisée (notamment Chorus DT)