Adjoint en Gestion Administrative H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales de l'agent·e :

Placé·e sous l'autorité hiérarchique du Responsable de Service Financier Mutualisé des Services Centraux, l'adjoint·e en gestion administrative au sein du pôle Dépenses-Recettes assure la préparation, le suivi et la coordination des dossiers confiés en collaboration étroite avec les directions des services centraux, les services relevant de la DABF, l'Agence Comptable et les partenaires externes.

Gestion des dépenses
- Suivi des propositions de commandes émises par les directions des services centraux et saisie dans SIFAC
- Suivi et préparation des liquidations directes demandées par les directions pour mises en paiement par l'agence comptable
- Suivi régulier et mensuel de la situation budgétaire des CF : crédits engagés et bons non soldés, des écarts EM/EF et suivi des factures payées et facture finale
- Traitement des demandes d'ordres de missions émises par les directions (Saisie de l'OM dans SIFAC, réception des justificatifs et traitement du remboursement des missionnaires)
- Saisir et mettre à jour des bases de données à la gestion (administrative, financière...)
- Suivi des dossiers et relance des interlocuteurs·rices internes ou externes concernés·es
- Classer et archiver les documents et informations
- Gestion de l'inventaire physique et des immobilisations (rassembler les documents concernant les fiches d'inventaires) et procéder aux contrôles des éléments renseignés

Gestion des recettes
- Suivre et contrôler l'exécution des recettes
- Recueillir, contrôler et transmettre les pièces justificatives de recettes
- Consigner et diffuser les procédures applicables dans le domaine des recettes

Suivi financier des directions
- Élaboration des situations financières mensuelles d'une direction

Pôle de Services Partagés
- Suivi de dossiers transverses en fonction des besoins du service

Type du contrat : CDD 3 ans

Connaissance, savoir :
- Notions de base techniques de communication orale et écrite
- Notions de base du domaine concerné (comptabilité publique et financière)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Avoir une maîtrise opérationnelle de l'organisation générale et du fonctionnement de l'Université Paris-Saclay

Savoir-faire :
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Savoir faire preuve de rigueur, d'organisation et de contact
- Savoir rendre compte
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils de bureautique

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Savoir-être :
- Sens de l'organisation
- Travailler en équipe
- Être réactif·ve
- Transmettre des informations