Secrétaire au Cabinet de l'Académie H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet du Secrétaire perpétuel, la personne en poste appuie les équipes pour l'organisation des séances puis pour leurs mises en oeuvre.

A ce titre, elle est chargée des fonctions suivantes :
- Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes, gestion des messages, et accueil des visiteurs,
- Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocations) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
- Gestion du courrier
- Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
- Classement et archivages des dossiers (papier et électronique)

Compétences techniques/Savoir-faire :
- Solide expérience du secrétariat de direction
- Maîtrise de l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques
- Pratique de la rédaction administrative et maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des règles du fonctionnement de l'administration
- Très bon sens de l'organisation, méthode et autonomie
- Capacité à hiérarchiser les dossiers, courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Maîtrise de la gestion d'agenda et de l'organisation matérielle des réunions et de l'organisation matérielle des réunions, des séances et des déplacements de l'Académie.
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs
- Respecter les délais
Afficher la suite
Savoir-être (compétences comportementales) :
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en hiérarchisant les priorités
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission