Assistante de Direction - Rédactrice - Cleah H/F - Nactim

Nactim est une coopérative de travail temporaire à but non lucratif. Elle a été créée par des associations du secteur médico-social dans le but d'accompagner plus de 300 établissements coopérateurs du secteur médico-social, sanitaire et social, en mettant à disposition les compétences des intérimaires NACTIM. Nous faisons intervenir environ 4000 professionnels par an sur diverses missions d'intérim dans nos 9 agences en France.NACTIM (Coopérative de travail temporaire spécialisée dans le médico social) recherche une Assistante de Direction/Rédactrice, pour un remplacement en intérim d'un congés maternité débutant à la mi-Octobre au sein d'un Etablissement d'Accueil Médicalisé pour personnes cérébrolésées.

L'établissement se situe à Pierrefort (15230)- proche de Saint-Flour.

Il s'agit de CLEAH, anciennement Association de Villebouvet qui a été créée en 1991 à l'initiative de l'Union Nationale des Associations de Familles de Traumatisés Crâniens et cérébrolésés (U.N.A.F.T.C.) et des professeurs LAPLANE et TRUELLE, avec pour objectif la création d'un premier centre d'accueil : le foyer de Villebouvet à Savigny-le-Temple (77), qui a ouvert en 1996. L'établissement de Pierrefort a été le troisième construit et géré par l'Association.

C'est un nouvel établissement associé à NACTIM. La capacité de l'établissement est de 30 places réparties en trois unités de vie de 10 personnes. 25 places sont réservées à l'hébergement continu, 5 places à l'hébergement temporaire.

L'établissement est destiné à l'accueil de personnes atteintes de lésions cérébrales à la suite d'un traumatisme crânien, accident vasculaire, maladie infectieuse tumorale...

Rattaché au Directeur ou à l'adjoint de direction, dans le respect du projet d'établissement ou de service, et au sein de l'équipe pluridisciplinaire, le Rédacteur/Assistant de gestion prend en charge les missions de communication, gestion administrative du personnel, gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées, secrétariat, accueil physique et téléphonique. Il est garant de la bonne circulation et conservation de l'information, de la continuité de service sur les tâches administratives

ACTIVITES PRINCIPALES :
- Les activités de recrutement, gestion, communication, secrétariat :
o Gestion administrative du personnel : transmettre au siège les éléments pour établir les contrats de travail, gérer en collaboration avec l'adjoint de direction des plannings des équipes, gérer les absences et les remplacements
o Gestion administrative du dossier des personnes accompagnées : participer à la saisie des dossiers des personnes accompagnées entrantes, actualiser les informations administratives sur l'outil - classer et archiver les dossiers
o Communication : élaborer et mettre en forme les contenus des supports de communication (réseaux sociaux, journal interne, livret d'accueil, rapport d'activité, comptes rendus de réunions, collecte des données en vue d'alimenter les indicateurs de gestion.
o Elaborer et mettre à jour les procédures qualité
o Secrétariat : organiser et préparer les réunions internes et externes - mettre à jour les tableaux de bord d'activité (frais par ex)
- Qualité
o Assister et conseiller les utilisateurs internes des outils de la qualité,
o Elaborer et rédiger les protocoles et procédures
o Tenir et mettre à jour le système qualité (format digital et papier)
o Prendre en charge la gestion documentaire
- Activités secondaires, en continuité de service avec l'employé administrative
o Participer à des réunions
o Remonter vers la Direction adjointe/direction les événements constituant une alerte
o Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité
o Encadrer et tutorer les stagiaires

Connaissances génériques
- Connaissance de l'organisation, de l'activité, des procédures de travail, des orientations et projets de l'Association/la structure

Connaissances techniques
- Connaissance de la loi informatique et libertés, des règles de confidentialité (RGPD) liées à l'élaboration d'un dossier contenant des informations personnelles (dans le partage de l'information avec les acteurs de l'intervention)
- Connaissance de la réglementation sociale (Droit du travail et textes associés), conventionnelle, réglementaire (accord d'entreprise, règlement intérieur...)
- Connaissance des outils et méthodes de l'évaluation interne, externe, de l'audit/du contrôle interne, des référentiels qualité
- Connaissance des techniques d'archivage, des normes de sécurité appliquées aux locaux et matériels de stockage

Compétences techniques
- Capacité à suivre un budget ou un tableau de bord, utiliser des données chiffrées
- Capacité à élaborer des supports de communication, élaborer un ordre du jour, un PV de réunion
- Capacité à gérer une situation de crise ou d'urgence
- Capacité à utiliser l'informatique et la bureautique

Compétences relationnelles et organisationnelles
- Capacité à coordonner et planifier une activité (sa propre activité et / ou celle de son équipe le cas échéant) : optimisation des délais, identification des priorités
- Capacité à formaliser sa communication écrite et orale, rendre compte
- Capacité à travailler en équipe et/ou avec des prestataires, coopérer, se coordonner

Savoir-être
- Respect de la procédure, de l'ordre donné, du délai, de la hiérarchie, des règles de sécurité, des horaires, de l'obligation de confidentialité...
- Sens de l'éthique, engagement, secret professionnel, sensibilité au respect des règles de déontologie
- Sens du client interne ou externe -accueillir, renseigner, orienter, expliquer et argumenter, représenter L'Association/la structure