Assistant - Assistante de Direction Vice-Présidence Recherche H/F - Ecole Normale Supérieure de Lyon

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

L'Ecole normale supérieure de Lyon est implantée sur 112 829 m2 répartis sur 2 sites très proches l'un de l'autre : René Descartes (siège) et Jacques Monod.

Elle dispose ;
- D'une bibliothèque Diderot de Lyon (1,2 million de volumes disponibles sur le site René Descartes) proposant des collections en SHS (site Descartes), en sciences exactes et expérimentales (site Monod) et en éducation (site Descartes).
- D'un théâtre : la salle Kantor ;
- D'un studio de cinéma : la salle Jean-Claude Carrière ;
- De deux salles de musique ;
- De deux gymnases
- De deux restaurants : un sur le site Descartes et un sur le site Monod.

Son budget annuel est d'environ 150 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie et des conditions de travail, le développement durable et l'égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Le poste est affecté au sein de la Direction d'appui au Doctorat et à la Recherche.

Partenaires internes

Relations avec les VPR, la DGSA en charge de la Recherche, les directions et services de la Recherche, les autres assistant(e)s de direction, les gestionnaires des structures de recherche et autres services internes.

Partenaires externes :

Relations avec les autres tutelles des laboratoires, nos partenaires sur le site lyonnais, le Rectorat, le Ministère.

ACTIVITES :

Activités principales

· Fournir à la demande un soutien administratif aux vice-présidents recherche et à la DGSA en charge de la recherche et de la simplification

· Gestion des agendas des VP et de la DGSA, en lien avec les agendas des directions administratives

· Participer à l'accueil physique et téléphonique

· Gérer la boîte de fonction VP Recherche (rendre compte et dispatcher les sujets)

· Gestion des parafeurs

· Participer à l'organisation logistique du Conseil Scientifique, des réunions mensuelles des directeurs d'unités, des réunions des gestionnaires etc.

· Suivi des conventions (participer au circuit de signature)

· Gérer les fournitures, commandes, factures, missions.

· Gérer la flotte du matériel bureautique : téléphone, copieur, scanners, imprimantes, ordinateurs

· Concevoir et mettre en oeuvre des outils et procédures afin d'optimiser l'efficacité des processus administratifs en lien avec la recherche.

· Participer à des études, rapports et enquêtes

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances sur l'environnement professionnel

· Connaître l'organisation, la culture et le fonctionnement de la recherche publique française

(universités, organismes de recherche...)

· Connaître de façon générale les règles de la comptabilité publique et de la gestion financière

publique

Savoir-faire opérationnels

· Excellence maîtrise de la langue française (techniques rédactionnelles, aisance orale)

· Travailler en équipe et dans le cadre de réseaux

· Rendre compte de ses activités tout en étant autonome et faire preuve d'initiative

· Apprendre à maîtriser rapidement les procédures administratives internes à l'établissement

· Savoir s'organiser

· Avoir le sens du relationnel, savoir écouter et établir des relations de confiance

· Être disponible et savoir gérer les pics d'activité

· Savoir respecter les personnes et la confidentialité

· Maîtriser les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint)

Savoir Être

· Rigueur/Fiabilité

· Sens de la confidentialité

· Bon relationnel et capacité d'écoute

· Capacité d'adaptation et à prendre des initiatives