Assistant - Assistante de Direction H/F - Cibc Sud Aquitaine

Présent sur le territoire depuis plus de 34 ans, le CIBC SUD AQUITAINE développe et capitalise des savoir-faire axés sur l'ingénierie des parcours professionnels, l'accompagnement des mobilités et des transitions professionnelles.

Dans le cadre d'un remplacement, (9 mois) nous recrutons une Assistant(e) Administratif(ve) de Direction dont les missions seront :
- L'accueil téléphonique et physique des clients et consultants, visiteurs, prestataires et fournisseurs avec renseignements sur les prestations proposées
- Gestion d'agendas partagés
- Le secrétariat classique et l'assistance à la Direction avec la gestion des tableaux de suivi d'activité par prestation / produits, la gestion des déplacements
- La gestion administrative des actions de formations
- La promotion de l'offre de services de la structure
- La gestion qualité liée à QUALIOPI en appui à la référente Qualité
- La contribution aux réponses aux appels d'offre et la veille active sur les sites dédiés
- Le montage de dossiers
- La pré-facturation avec l'assistante de Gestion

Idéalement vous avez déjà travaillé au sein d'un organisme de formation ou d'une école et êtes orienté(e) Client, organisé(e) et rigoureux(se). De nature positive, vous faites preuve d'un grand sens du service, d'une bonne capacité d'organisation et d'anticipation ainsi que d'une belle autonomie. La polyvalence ne vous effraie pas.

Vous aurez à travailler en équipe (avec d' autres assistantes et une quinzaine de de consultantes.) et êtes reconnue pour votre aisance relationnelle, rédactionnelle et votre force de proposition.
Vos horaires :
Lundi 8h30 à 12h30/13h30 à 16h30
Mardi 8h30 à 12h30/13h30 à 17h30
Mercredi 8h30 à 12h30/13h30 à 17h30
Jeudi : 8h30 à 12h30/13h30 à 15h30
Vendredi : 8h30 à 12h30/13h30 à 15h30

Experience : 36 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques, Maîtrise Pack Office et agilité numérique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.