Assistant·e Administratif·ve H/F - Ecofac Business School Angers

Ecofac Business School, école de commerce et de management à Angers propose des formations en BTS, Bachelor et Mastère en alternance.
Tu recherches une alternance pour préparer un BTS GPME ? Vous êtes au bon endroit !
Nous recherchons pour le compte d'une entreprise partenaire spécialisée dans la formation, un Assistant administratif F/H pour une durée de 24 mois.

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le service enseignement à distance : la planification et l'organisation générale des missions sont supervisées par la responsable de la cellule qui encadre la cellule Conseils Admissions et Financements :

Missions principales :
Mettre en place un lien entre la Cellule CAF et le service de comptabilité :
- Préparer les pièces justificatives pour facturer les financeurs,
- Préparer les commandes de vente ou d'avoir sur l'outil SAGE,
- Mettre à jour les tableaux de suivi des stagiaires financés suite aux facturations,
- Clôturer les dossiers des stagiaires financés en renfort de l'équipe.

Être référent.e du traitement des résiliations des stagiaires en lien avec l'équipe pédagogique et le service de comptabilité :
- Informer de la procédure de résiliation auprès des stagiaires par téléphone, mail, etc.,
- Suivre la procédure mise en place (courrier, tableau, etc.).

Gérer les émargements des stagiaires financés par un organisme en vue des facturations :
- Extraire les données de l'outil pédagogique et mettre en forme sous forme de tableau
Excel,
- Contrôler les feuilles d'émargement pour vérifier la réalisation des heures financées dans le but de compléter les tableaux de suivi des stagiaires financés.

Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance sur du 1er niveau de
renseignement : Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à
l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur les
dispositifs de financement, aide à la résolution de problèmes à finalité professionnelle.

Missions secondaires en renfort de l'équipe :
- Elaborer les parcours de formation, les contrats, et l'inscription de stagiaires :
- Réaliser et envoyer les contrats d'enseignement à distance,
- Traiter les contrats qui reviennent (vérification des pièces) et procéder à l'inscription administrative.
- Assurer la promotion et le suivi de l'activité de prospection,
- Représenter le groupe aux Journées Portes Ouvertes,
- Archivage des dossiers

- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
- Adaptabilité à prendre en main différents logiciels métiers
- Rigueur
- Autonomie
- Organisation
- Esprit d'équipe