Secrétaire Pédagogique It2s H/F - Universite Polytechnique Hauts de France

-L'IT2S (Institut des transversalités, des sports et de la santé) organise les formations suivantes :
- Formations et modules de caractère polytechnique et pluridisciplinaire - Formations de sciences et techniques des activités physiques et sportives - Formation de santé

Le (a) secrétaire pédagogique assure le fonctionnement, la gestion et le suivi administratif des formations de l'unité académique dans laquelle il/elle est affecté(e). il/elle exerce son activité sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable des secrétariats pédagogiques.

Missions ou activités spécifiques liées au poste :
- Accueil et information des usagers (étudiants et enseignants)
- Gestion et suivi des dossiers de candidature lors des campagnes de recrutement
- Suivi des inscriptions
- Gestion des emplois du temps
- Gestion de l'assiduité des étudiants
- Gestion logistique des examens et des soutenances
- Gestion des notes, résultats et organisation des jurys
- Gestion des PV de jury
- Suivi des étapes de progression, réinscriptions et diplomation

Compétences et connaissances souhaitées :
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Avoir de bonnes compétences rédactionnelles
- Connaître l'organisation des établissements d'enseignement supérieur et de recherche
- Maîtriser les outils informatiques et applications métier : Office, VT, e-candidat, Pégase.
- Savoir travailler en équipe et en coordination avec les différents acteurs de la pédagogie
- Savoir organiser et planifier ses activités dans les délais impartis
- Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Adaptation aux outils et procédures en lien avec l'évolution du métier et de ses missions
- Adaptation aux évolutions et modalités de fonctionnement de l'UPHF et de la composante

Compétences comportementales :
- Être autonome et faire preuve d'initiative
- Être disponible
- Être rigoureux et faire preuve de fiabilité
- Avoir le sens du relationnel et du service public

Diplôme, formation ou expérience professionnelle
Niveau Bac exigé et expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat

Contraintes liées au poste :
Quotité de service : 100%
Pic d'activité à des périodes correspondant au calendrier universitaire (jury, examen, inscription.)

Experience : 12 Mois

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.