Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Institut National du Travail de l Empl

Institut National du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle (INTEFP).
Etablissement public administratif sous tutelle du ministère du travail, de l'emploi et du dialogue social, chargé principalement de la formation initiale et continue des agents du ministère.L'Institut national du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (INTEFP) est un établissement public de l'État à caractère administratif, placé sous la tutelle du ministère chargé du travail. Sa spécialité est de former les personnels intervenant pour mettre en oeuvre des politiques publiques du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle.
La Direction de l'innovation et des partenariats propose notamment une offre de formation spécifique :
- Les formations en Santé sécurité au travail dans la fonction publique
- Les formations Lutte contre le travail illégal en interinstitutionnel
- Les formations des inspecteurs du travail de l'Autorité de Sureté Nucléaire et de Radioprotection

Pour les formations interinstitutionnelles dans la lutte contre le travail illégal et les formations Autorité de Sûreté Nucléaire et de Radioprotection, je serai en charge de :
- Appui à la gestion des déplacements et convocations des intervenants/stagiaires, à l'organisation logistique des formations, au suivi des pièces administratives et financières.
- Soutien à la mise en oeuvre des formations en présentiel et à distance (classe virtuelle et plateforme d'enseignement à distance) : communication, accueil, information et accompagnement des stagiaires et des formateurs.
- Suivi et mise à jour des outils de pilotage : annuaires clients et fournisseurs, synthèses quantitatives et qualitatives des actions de formation (logiciel Sphinx), conventions de formation (Excel).
- Contribution à l'actualisation des supports pédagogiques notamment les supports PowerPoint (charte graphique) et la documentation disponible sur la plateforme de formation en ligne PadInt.
- Contribution à la mise en conformité avec les exigences de la certification Qualiopi.
- Participation à la promotion de l'offre de formation.
Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.

SAVOIR FAIRE :
Techniques de secrétariat
Maîtriser les outils informatiques : Microsoft 365, PowerPoint
Préparer, mettre en oeuvre et suivre les formations sur les plans administratif et financier
Savoir communiquer avec les partenaires, prestataires, intervenants à l'oral comme à l'écrit, en s'adaptant au niveau de l'interlocuteur

SAVOIR ETRE :
Savoir travailler en équipe
Savoir échanger et faire circuler l'information
Savoir organiser son temps et sa charge de travail dans une temporalité contrainte
Être capable de s'adapter, d'autonomie, d'initiative
Être capable de confidentialité
Sens de l'accueil et du service public

Les formations aux outils métier (solutions informatiques Agate, Sphinx, Notilus, PadInt, Classilio) seront dispensées par l'INTEFP.
CDD de 3 mois à pourvoir dès que possible (remplacement d'un agent en arrêt de travail)

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.