Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission principale :
Sous la responsabilité de la cheffe du service et de son adjointe, l'assistant.e de direction assure les missions de secrétariat de service ainsi que la gestion de certains dossiers spécifiques.

Assurer le secrétariat de direction du service

Gérer les communications téléphoniques et l'agenda du chef de service
Accueillir au téléphone et physiquement les personnes se présentant dans le service
Traiter le courrier du service à l'arrivée et en assurer la distribution après qu'il ait été vu par le chef de service
Effectuer une première relecture du courrier départ mis dans les parapheurs
Faire signer et circuler les parapheurs
Saisir des courriers et des circulaires
Diffuser et archiver l'ensemble des circulaires émises par le service
Commander les fournitures pour le service
Organiser des réunions (réservation de salles, création d'équipe TEAMS...)
Préparer, en relation avec le chef de service et son adjoint, les dossiers destinés aux différentes instances et groupes de travail
Tenir le planning des congés des personnels du service
Réaliser les enquêtes relatives aux mouvements de grève auprès des composantes
Assurer le suivi des conventions pour leur passage en Conseil d'administration en lien avec le PAJI

Gérer des dossiers spécifiques

Assurer la gestion des demandes et renouvellements d'éméritat
Publier et assurer l'actualisation des contenus du service sur le site Internet et Intranet
Assurer la liaison avec le pôle TOSCA (service des retraites) : gestion des rendez-vous des personnels
Participer aux opérations de recrutement en vérifiant la recevabilité des candidatures enseignants-chercheurs et ATER
Assurer l'instruction des ordres de mission à l'étranger pour les personnels enseignants de l'université

Les compétences attendues sont les suivantes :

Organisation et gestion du temps : planifier son emploi du temps, gérer les priorités, traiter plusieurs tâches simultanément
Communication efficace : communication claire et concise, tant à l'oral qu'à l'écrit, adaptée aux circonstances (comprendre les besoins de l'interlocuteur, poser des questions pertinentes)
Maîtrise des technologies de l'information : compétences en logiciels de traitement de texte, tableur et présentation
Capacité à gérer le stress, résolution de problèmes avec efficacité
Sens du service public : courtoisie, professionnalisme, attention aux besoins des agents
Capacité à travailler en équipe : collaboration avec les autres membres de l'équipe
Proactivité : Anticiper les besoins, prendre des décisions de manière autonome, améliorer les processus internes
Discrétion : respect de la confidentialité et des informations sensibles
Adaptabilité : s'adapter rapidement aux changements et imprévus dans l'environnement de travail
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Les candidats auront un diplôme au minimum de niveau III.

Une expérience dans le domaine, si elle peut être appréciée, n'est pas nécessaire.

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
Contrat : CDD 1 an renouvelable, catégorie C
Rémunération : à partir de 1806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel