Assistant Gestion des Événements H/F - Job Link

Le cabinet Job Link recherche, pour le compte de son client un(e) Assistant(e) gestion des événements H/F (H/F) sur site à Marseille 9eme jusqu'à fin aout, dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité.

Sous la responsabilité du Responsable de Site /Directeur de site ou Responsable de Gestion Patrimoniale, l'assistant gestion des événements assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l'exécution des contrats clients, afin de contribuer à son bon fonctionnement.

GESTION DES ÉVÉNEMENTS
- Assister les responsables/directeurs de site, Responsable de service des Ateliers sur le suivi des signalements ISIS.
- Il enregistre et ventile les demandes d'interventions sur ISIS, outil client de gestion des demandes d'interventions.
- Il assure la saisie des informations sur le logiciel client de suivi du Travail Pénitentiaire.
- Il compile l'ensemble du reporting de l'établissement.
- Peut-être amené à participer aux réunions mensuelles d'activité

GESTION ADMINISTRATIVE/POLYVALENCE
- Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation en collaboration
- Assurer et suivre les autorisations d'accès du site
- Peut être amené à établir ponctuellement les comptes rendus des réunions sur site (clients, réunions internes...)
- Peut être amené(e) à assurer l'organisation des déplacements du personnel du site (réservation transport,
hébergements...)
- Il assure la gestion administrative du personnel (notamment organisation des formations)
- Il assure également, ponctuellement, la prise des appels téléphoniques de l'accueil téléphonique

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Peut-être amené à titre subsidiaire suivant l'organisation sur site à :
- Assister les responsables/directeurs de site sur le suivi de la gestion administrative du personnel (suivi des congés payés, des visites médicales...)
- Assurer le suivi de la flotte automobile du personnel en étroite collaboration avec les gestionnaires du parc automobile
- Suivre et transmettre les éléments de paie au service RH (feuilles de pointage - OXIGEN)
- Assurer l'organisation et le suivi des formations dédiées au personnel du site

PROCÉDURES, SMI ET SQEÉ
- Assure les reports de données nécessaires au suivi de son activité
- Applique les procédures Performance - Qualité - Sécurité - Environnement - Energies
- Travaille en étroite collaboration avec le RSI si présent sur site pénitentiaire afin de s'assurer du suivi du traitement des événements ISIS.
- Respecte les règles de l'administration pénitentiaire et du service Ressources Humaines, en particulier en matière de confidentialité.
- Il /elle respecte les procédures pénitentiaires.

L'emploi d'assistant (e) de site requiert les connaissances et compétences suivantes :

Le Savoir
- Savoir utiliser les documents de travail,
- Avoir une bonne pratique des mathématiques (pourcentage, règle de trois, moyennes...),
- Posséder de bonnes connaissances dans les techniques de l'emploi,
- Avoir des notions de base sur plusieurs technicités,

Le Savoir-faire
- Exécuter des tâches simples,
- Respecter les règles de sécurité relatives à son emploi,
- Adapter son activité dans le cadre de sa mission

Le Savoir Être
- Communiquer et échanger avec des interlocuteurs internes,
- Prendre en compte des demandes des interlocuteurs extérieurs à l'entreprise,
- Transmettre l'information
- Avoir un sens aigu de la confidentialité

Conditions :
- Rémunération à partir de 26 000 annuels.
- Travail en journée de 8h00-12h00 et de 13h30-16h30 ; du lundi au vendredi

Conditions spécifiques :
- Prime mensuelle de 100 €, proratisée selon le temps de présence
- Prime vacances sur une base de 13.3 mois, proratisée
- Panier repas à 3,55 € par jour travaillé
- Casier judiciaire vierge exigé
- Job Link recherche une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de gérer simultanément plusieurs activités techniques dans un environnement spécifique et réglementé.